Mit Billomat kannst du Angebote in Rekordzeit erstellen. Hier erfährst du alles über diesen Dokumententyp.
Wie erstelle ich Angebote?
Angebote gehören zu den Dokumenttypen, die du in Billomat anlegen kannst. Allgemeine Hinweise zu Dokumenten und ihrer Erstellung findest du hier.
So legst du ein Angebot an:
- Navigiere im Menü zu Angebote.
- Klicke auf den Button Neues Angebot.
- Wähle deinen Kunden oder deine Kundin. Die Daten werden automatisch in dein Dokument übernommen.
- Lege gegebenenfalls auf der rechten Seite ein Gültigkeitsdatum für dein Angebot fest.
Achtung: Standardmäßig wird das Gültigkeitsdatum nicht auf dem fertigen PDF zum Angebot ausgegeben.
Hier ist unsere Empfehlung, den Platzhalter [Offer.validity_date] zu verwenden und diesen entweder in den Einleitungs- oder Anmerkungstext einer Textvorlage einzubauen oder diesen in einer von dir individuell gestalteten Word-Vorlage zu verwenden.
- Wenn du möchtest, kannst du außerdem eine Beschreibung hinzufügen. Diese erscheint nicht auf deinem Angebot, sondern ist für dich gedacht.
- Auf der rechten Seite kannst du die Vorlage für dein Angebot über das entsprechende Dropdown-Menü wählen.
- Lege einen Einleitungstext fest, der auf deinem Angebot erscheinen soll. Den Standardtext hierfür kannst du unter Einstellungen > Dokumente > Textvorlagen > Angebote anpassen.
- Darunter kannst du die Angebotspositionen angeben, indem du entweder über Position hinzufügen manuell eine neue Position anlegst oder über Positionen aus Artikel die Daten aus deinen erstellten Artikeln verwendest. Bei den Positionen auf deinem Angebot kannst du zwischen Artikel und Dienstleistung wählen und Einheit, Preis und Steuer angeben.
- Zusätzlich kannst du Positionen auch optional machen. Diese werden auf dem Dokument in Klammern ausgewiesen.
- Zuletzt kannst du noch einen Gesamtrabatt hinzufügen.
- Für eine Anmerkung findest du ganz unten ein Feld. Hier kannst du Hinweise eintragen, die du auf deinem Angebot haben möchtest. Genau wie bei der Beschreibung kannst du den Standardtext unter Einstellungen > Dokumente > Textvorlagen > Angebote anpassen.
- Klicke auf Speichern, sobald du fertig bist.
Dein Dokument befindet sich dann im Entwurfsstatus. An der Entwurfsversion kannst du jederzeit mit Hilfe der Vorschaufunktion Änderungen vornehmen. Sobald du das Angebot abschließt (rechte Seitenleiste), kannst du es per Mail über den Button Versenden verschicken.
Angebotsstatus
Ein Angebot hat immer einen bestimmten Status:
- Entwurf
Nur im Entwurfsstatus kann ein Angebot beliebig oft geändert werden. Um weitere Aktionen wie Versenden ausführen zu können, muss das Angebot abgeschlossen werden. Damit verlässt das Angebot den Entwurfsstatus. - Offen
Ein abgeschlossenes Angebot bekommt automatisch den Status offen. - Verloren
Hat das Angebot dem Kunden nicht zugesagt, kann das Angebot als verloren markiert werden. - Gewonnen
Fand der Kunde das Angebot zufriedenstellend und ist es dadurch zu einem Auftrag gekommen, kann das Angebot als gewonnen markiert werden. Nun können aus dem Angebot auch neue Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Abo-Rechnungen oder Lieferscheine erstellt werden. - Abgerechnet
Gewonnene Angebote können als abgerechnet markiert werden, wenn die angebotenen Leistungen mit einer oder mehreren Rechnungen fakturiert wurden. - Storniert
Solltest du ein Angebot fehlerhaft ausgestellt haben, kannst du es in wenigen Klicks zurückziehen. Das gestellte Angebote wird dabei aber nicht gelöscht, sondern mit dem Verweis storniert gegengebucht.
Wie kann ich ein Angebot einem anderen Kunden zuweisen?
Grundsätzlich ist es nicht wirklich möglich ein bestehendes und abgeschlossenes Angebot einem anderen Kunden zuzuordnen. Du kannst allerdings folgenden Workaround nutzen:
Rufe dir das entsprechende Angebot auf und klicke rechts in der Seitenleiste auf "Kopieren", bei der Auswahl des Kunden kannst du anschließend einen anderen Kunden auswählen.
Auf diese Weise hast du das Angebot allerdings in zweifacher Ausführung, an jeweils verschiedene Kunden. Das Orignal könntest du, sofern sich das Dokument noch im Entwurfs-Status befindet, einfach löschen. Ist das Angebot abgeschlossen, kannst du es als "verloren" markieren.
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