Nutze vordefinierte Textvorlagen, um deine Dokumente nicht jedes Mal manuell befüllen zu müssen.
Wozu verwende ich Textvorlagen?
Mit Textvorlagen kannst du für deine Dokumente vordefinierte Texte anlegen. Das hat den Vorteil, dass du deine Texte nur einmal zentral in Billomat hinterlegen musst. Dabei kannst du einen Textvorlage als Standard festlegen und weitere bei Bedarf per Dropdown bei der Erstellung eines Dokuments auswählen.
Um eine Textvorlage anzulegen oder zu bearbeiten, navigiere in deinem Billomat-Account einfach zu:
Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Dokumente > Textvorlagen
Hier kannst du die Texte, die in Zukunft auf deinen Dokumenten erscheinen sollen, über einen Klick auf den Button neue Textvorlage definieren. Alternativ klickst du einfach auf die zu bearbeitende Textvorlage und nimmst deine Änderungen vor.
Für jeden Dokumenttyp können dabei die folgenden Elemente separat bearbeitet werden:
- Überschrift
- Bezeichnung
- Einleitung
- Individuelle Anmerkungen
Tipp: Besonders praktisch wird es, wenn in den Textvorlagen Platzhalter benutzt werden. Diese werden nämlich beim jeweiligen Dokument automatisch in die entsprechenden Werte aufgelöst. Die Platzhalter werden je nach Dokument automatisch aufgelöst.
Hier ein Beispiel für einen Platzhalter-Text im Anmerkungstext einer Rechnung:
Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Bitte bezahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Invoice.due_date] auf unser Konto mit der Nummer [Company.bank_number].
Wie wähle ich meine Textvorlagen bei der Erstellung eines Dokuments aus?
Die kreierten Vorlagen werden beim Erstellen eines neuen Dokuments im entsprechenden Dropdown zu Auswahl vorgeschlagen. Selbstverständlich kannst du die Texte dort bei Bedarf auch noch händisch ändern.
Textvorlagen für Mahnstufen
Wenn du die Texte bzw. die Textvorlagen für deine Mahnstufen anpassen möchtest, findest du das entsprechende Menü unter:
Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Vorlagen > Mahnstufen
Hier kannst du neben weiteren Optionen den Einleitungs- und Anmerkungstext deiner Mahnungen festlegen.