Umgang mit Abschlagsrechnungen

Das Wichtigste über Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung in Kürze.

Abschlagsrechnungen sind im Grunde ganz normale Rechnungen, die für vertragsgemäß erbrachte Leistungen erstellt werden können. Billomat stellt daher für Abschlagsrechnungen keinen eigenen Dokumententyp zur Verfügung.

Abschlagsrechnung (erste, zweite, dritte etc.)

  • Bis ein Projekt komplett über eine Schlussrechnung abgerechnet worden ist, können beliebig viele Abschlagsrechnungen dazu erstellt werden.
Tipp: Wenn das Gesamtprojekt mit mehr als einer Abschlagsrechnung abgerechnet werden soll, ist zu empfehlen, die Rechnungen als „Erste Abschlagsrechnung“, „Zweite Abschlagsrechnung“ etc. zu bezeichnen.
  • Wichtig: Der Leistungszeitpunkt der erbrachten Rechnung muss auf der Rechnung enthalten sein (eine detaillierte Leistungsbeschreibung kann als Anlage angehängt werden).
  • Einfügen von Positionen:

    • Projektbeschreibung, evtl. Verweis auf den Gesamtauftragswert bzw. auf den Auftragswert, der abzurechnen ist (Leistungsstand). Von diesem Gesamtauftragswert, wird ein bestimmter Teil (Abschlag) in Rechnung gestellt.
    • Bei einer zweiten Abschlagsrechnung
      • aktueller Leistungsstand eingetragen
      • bereits erhaltene Abschlagsrechnungen abziehen
  • Am Ende errechnet sich der Betrag, der für diesen Leistungsabschnitt fakturiert wird.

Schluss-/Endrechnung

Zu jeder Abschlagsrechnung gehört eine Schluss-/Endrechnung, wobei der Begriff frei wählbar ist .

  • Sowohl die Abschlagsrechnungen, als auch die Schlussrechnung bekommen eine eigene (fortlaufende) Rechnungsnummer, die von Billomat vorgeschlagen wird.
  • Einfügen von Positionen:

    • Gesamtrechnungsbetrag des Projekts eintragen.

    • Alle erhaltenen Abschlagsrechnungen/-Zahlungen (inkl. Nummer und Zahlungstag) abziehen. Um ein Betrag abzuziehen, müssen die Anzahlungsbeträge mit einem Minuszeichen vor dem Betrag versehen werden. Billomat zieht dann vom Gesamtbetrag die jeweiligen Anzahlungen ab.
  • Am Ende errechnet sich der Betrag, den der Auftraggeber noch zu zahlen hat.

Abschlagsrechnung in Billomat erstellen

Eine genauere Anleitung dafür findest du in unserem Beitrag Wie kann ich eine Abschlagsrechnung erstellen.

Standard-Vorlage vs. eigene Vorlage:

  • In der Standard-Vorlage kann man den Wortlaut „Rechnung“ nicht durch „Abschlagsrechnung“ ersetzen. Ein entsprechender Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt, kann im Einleitungstext untergebracht werden.
  • Mit einer Word-Vorlage (unter „Eigene Vorlagen“) kann man individuelle Abschlagsrechnungs- und Schlussrechnungs-Vorlagen erstellen. Diese können dann immer verwendet werden, wenn eine Abschlagsrechnung zu schreiben ist.