Wie kann ich eine Abschlagsrechnung erstellen?

Für die Abschlagsrechnung gibt es bei Billomat keinen eigenen Dokumententyp, sondern....

Wie erstelle ich am besten eine Abschlagsrechnung?

Unter einer Abschlagsrechnung versteht man die zwischenzeitliche Rechnung über einen Teilbetrag des endgültigen Gesamtbeitrags. Da sich Abschlagsrechnungen in ihrem Aufbau nicht von ganz normalen, einfachen Rechnungen unterscheiden, gibt es bei Billomat keinen eigenen Dokumententyp für Abschlagsrechnungen. Sie lassen sich aber dennoch problemlos über Billomat abbilden.

Hinweis: Dazu ist es wichtig, dass du weißt, wie du Rechnungen in Billomat erstellst. Schau dir dazu am besten kurz unser Video-Tutorial zum Thema Rechnung schreiben an.

Vor der kompletten Abrechnung eines Projekts können beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellt werden. Diese erstellst du wie ganz normale Rechnungen. Dabei solltest du die folgenden Dinge beachten:

Es empfiehlt sich, über das Feld Beschreibung einen Hinweis zu formulieren, bspw.: „Erste Abschlagsrechnung“, „zweite Abschlagsrechnung“, und so weiter. Dabei sollte man darauf achten, den Leistungszeitraum der erbrachten Leistung auch auf der Rechnung anzugeben.
Die Formulierung einer konkreten Projektbeschreibung ist ebenfalls sinnvoll, d.h. ein Hinweis auf den Gesamtauftragswert sowie den Auftragswert, der davon in dieser Abschlagsrechnung abgerechnet wird. So wird die Übersichtlichkeit gewahrt. Bei einer zweiten Abschlagsrechnung wird nach dem gleichen Schema verfahren, nur muss darauf geachtet werden, die bereits zuvor erhaltene Abschlagszahlung abzuziehen.

Beachte: Das Feld "Beschreibung" ist ein internes Feld und wird normalerweise nicht auf dem fertigen Dokument ausgegeben.
Mit dem Platzhalter [Invoice.label] jedoch kannst du dir den Inhalt des Felds bspw. im Einleitungs- oder Anmerkungstext deiner Rechnung ausgeben lassen.

Wie erstelle ich die Schlussrechnung?

Ist das Projekt zu Ende und wurden alle Leistungen vollbracht, muss eine Schluss- bzw. Endrechnung gestellt werden.

Diese finale Rechnung bekommt eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer , genau wie sämtliche vorherigen Abschlagsrechnungen.

In der abschließenden Rechnung muss der Gesamtrechnungsbetrag des Projekts angegeben werden.

Alle zuvor erhaltenen Abschlagszahlungen müssen angegeben werden, inklusive Rechnungsnummer und Zahlungsdatum, und abgezogen werden.

Einen Betrag zieht man ab, in dem bei der Erstellung der Rechnung einfach ein Minuszeichen vor den entsprechenden Betrag setzt. So können vom Gesamtbetrag die bereits geleisteten Anzahlungen abgezogen werden und es errechnet sich der Beitrag, den der Auftraggeber abschließend zu zahlen hat.

Abschlagsrechnung: Standardvorlage oder eigene Vorlage

Du kannst Abschlagsrechnungen sowohl über die Standardvorlage abbilden, als auch über eigene Vorlagen.

Tipp: Wie du diese beiden Formate nutzt, erfährst du in unserem Beitrag Wie kann ich eine eigene Vorlage nutzen?

Bei Standardvorlagen lässt sich der Wortlaut „Rechnung“ allerdings nicht durch „Abschlagsrechnung“ ersetzen. In dem Fall empfiehlt sich ein Hinweis in den Anmerkungen oder der Einleitung.
Nutzt du eine eigene Vorlage wäre es ratsam, eigene individuelle Abschlags- und Endrechnungsvorlagen zu erstellen. Musst du eine solche Abschlags- oder Endrechnung erstellen, kannst du dann ganz bequem auf diese Vorlagen zurückgreifen.