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      Wie erstelle ich eine XRechnung?

      Hier erklären wir dir, was die XRechnung ist und wie du in Billomat XRechnungen erstellen kannst.

      Was ist die XRechnung?

      XRechnung, bezeichnet den Standard der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Sie ist die nationale Ausgestaltung der EU-Richtlinie EN-16931, welche die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt. In einigen Fällen wird die XRechnung auch als e-Rechnung bezeichnet.

      Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und der ZUGFeRD Rechnung?

      Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat, welches für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund oder den Bundesbehörden notwendig ist.
      Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich hingegen um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat bestehend aus PDF und XML, welches sich besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen eignet.

      Eine von Billomat erstellte ZUGFeRD Rechnung enthält somit ebenfalls eine valide XRechnung.

      Warum sollte ich die XRechnung verwenden?

      Laut den Anforderungen der Europäischen Kommission stellt nicht mehr die bildhafte Darstellung (PDF), sondern der strukturierte Datensatz (XML) das Rechnungsoriginal dar.

      Wie erstelle ich eine XRechnung mit Billomat?

      Erstelle eine neue Rechnungsvorlage

      • Navigiere hierfür zu Einstellungen > Dokumente > Vorlagen > Rechnungen > neue Vorlage erstellen.
      • Markiere die Checkbox “PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1 - XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen”

      Bildschirm­foto 2023-06-22 um 10.14.45

      Hinweis: Du kannst die Vorlage erst speichern, wenn du deine Bankverbindung unter Einstellungen > Mein Konto > Firma hinterlegt hast.

      • Überprüfe die Voreinstellungen:
      1. Zunächst wird die sogenannte Leitweg-ID benötigt. Suche hierfür unter Stammdaten > Kunden deinen Kunden, navigiere zu Kundendaten > Leitweg-ID und hinterlege die auf deinem Auftragsdokument verwendete Leitweg-ID in dem Segment "Buyerreference" auf deiner Rechnung.
      2. Wichtig ist auch, dass die eigene Umsatzsteuer ID in den Firmendaten mit dem Präfix DE ausgewiesen ist.
      3. Setze den Haken bei "Felder für X-Rechnungen anzeigen" in deinen Einstellungen unter Mein Konto > Firma > Sonstiges (siehe Screenshot).

      Bildschirm­foto 2023-06-22 um 10.19.57

      Erzeuge deine XRechnung

      • Schreibe unter Rechnungen > neue Rechnung eine neue Rechnung, suche deinen Kunden und wähle in der Rechnungsdetailansicht auf der rechten Seite unter Vorlagen > Layout deine vorher erstellte Rechnungsvorlage aus.
      • Schließe die Rechnung ab und klicke auf “Drucken”.
      • Lade das PDF-Dokument herunter und öffne es mit dem Adobe Acrobat Reader.
      • Klicke nun auf das Büroklammer-Icon in der linken Toolbar.
      • Dort findest du die extrahierte XML-Datei, die du mit einem Rechtsklick öffnen und speichern kannst.

      xrechnung_adobe_acrobat

      Diese extrahierte XML-Datei kannst du nun im Anhang per Mail versenden oder auch direkt in ein Online-Portal hochladen. 

      Was sind die technischen Unterschiede?

      Die XML-Syntaxen für XRechnungen können im Format UBL und CII die EU-Richtline EN-16931 abbilden. UBL steht für Universal Business Language und CII steht für Cross Industrie Invoice. 

      Billomat unterstützt die ZUGFeRD Rechnung und somit auch nur das CII-Format für die XML. Es kann daher derzeit keine XRechnung im UBL-Format erstellt werden.