Hier erklären wir Dir, was die E-Rechnung ist und wie Du in Billomat E-Rechnungen im richtigen Format (XRechnung und ZUGFerd) erstellen kannst.
Was ist die XRechnung?
XRechnung, bezeichnet den Standard der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Sie ist die nationale Ausgestaltung der EU-Richtlinie EN-16931, welche die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt. In einigen Fällen wird die XRechnung auch als E-Rechnung bezeichnet. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung obligatorisch.
Das Wachstumschancengesetz des Bundeskabinetts wird eine klare Trennung zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Formen wie Papierbelegen einführen. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt werden, das der europäischen Norm CEN EN 16931 entspricht. Dazu gehören gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die speziell entwickelt wurden, um diese Standards zu erfüllen. Papierbelege, die diese Vorgaben nicht erfüllen, werden nicht mehr gesetzeskonform sein. Es ist daher sinnvoll, sich frühzeitig mit diesen Neuerungen auseinanderzusetzen.
Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und der ZUGFeRD Rechnung?
Eine von Billomat erstellte ZUGFeRD Rechnung enthält somit ebenfalls eine valide XRechnung.
Warum sollte ich die XRechnung verwenden?
Laut den Anforderungen der Europäischen Kommission stellt nicht mehr die bildhafte Darstellung (PDF), sondern der strukturierte Datensatz (XML) das Rechnungsoriginal dar.
Wie erstelle ich eine XRechnung mit Billomat?
Erstelle eine neue Rechnungsvorlage
- Navigiere hierfür zu Einstellungen > Dokumente > Vorlagen > Rechnungen > neue Vorlage erstellen.
- Markiere die Checkbox “PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1 - XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen”
- Nimm individuelle Einstellungen an deiner Rechnungsvorlage vor.
Hinweis: Du kannst die Vorlage erst speichern, wenn Du Deine Bankverbindung unter Einstellungen > Mein Konto > Firma hinterlegt hast.
- Überprüfe die Voreinstellungen:
- Zunächst wird die sogenannte Leitweg-ID benötigt. Suche hierfür unter Stammdaten > Kunden deinen Kunden, navigiere zu Kundendaten > Leitweg-ID und hinterlege die auf deinem Auftragsdokument verwendete Leitweg-ID in dem Segment "Buyerreference" auf deiner Rechnung.
- Wichtig ist auch, dass die eigene Umsatzsteuer ID in den Firmendaten mit dem Präfix DE ausgewiesen ist.
- Setze den Haken bei "Felder für X-Rechnungen anzeigen" in deinen Einstellungen unter Mein Konto > Firma > Sonstiges (siehe Screenshot).
Erzeuge Deine XRechnung
- Schreibe unter Rechnungen > neue Rechnung eine neue Rechnung, suche Deinen Kunden und wähle in der Rechnungsdetailansicht auf der rechten Seite unter Vorlagen > Layout Deine vorher erstellte Rechnungsvorlage aus.
- Hinterlege, fall notwendig die Bestellreferenznummer im Feld rechts in der Seitenleiste:
- Schließe die Rechnung ab und klicke auf “Drucken”.
- Lade das PDF-Dokument herunter und öffne es mit dem Adobe Acrobat Reader.
- Klicke nun auf das Büroklammer-Icon in der linken Toolbar.
- Dort findest du die extrahierte XML-Datei, die du mit einem Rechtsklick öffnen und speichern kannst.
Diese extrahierte XML-Datei kannst du nun im Anhang per Mail versenden oder auch direkt in ein Online-Portal hochladen.
Was sind die technischen Unterschiede?
Die XML-Syntaxen für XRechnungen können im Format UBL und CII die EU-Richtline EN-16931 abbilden. UBL steht für Universal Business Language und CII steht für Cross Industrie Invoice.
Billomat unterstützt die ZUGFeRD Rechnung und somit auch nur das CII-Format für die XML. Es kann daher derzeit keine XRechnung im UBL-Format erstellt werden.