So schreibst du Rechnungen an Kunden in Österreich, der Schweiz oder EU.
Wie schreibe ich ausländischen Kunden eine Rechnung?
Vermutlich möchtest du auch ausländischen Kunden eine Rechnung schreiben. Dabei musst du allerdings einige Dinge beachten. Schon Österreich und die Schweiz mögen andere Ansprüche an ihr Rechnungswesen haben als Deutschland. Im EU In- und Ausland kann es dann nochmal eine Spur anders werden, nicht nur von der Sprache.
Wo kann ich die Sprache oder das Gebietsschema beim Kunden einstellen?
Wenn du in der Kundenübersicht (1) einen Kunden (2) auswählst, kannst du im Reiter Einstellungen (3) die nötigen Optionen für die Sprache, das Gebietsschema, usw. auswählen. Hier haben wir zum Beispiel das Gebietsschema Brasilien gewählt (4) und auf Speichern geklickt (5).
Wie kann ich die Sprache auf der Rechnungsvorlage anpassen?
Grundsätzlich ändert sich die Standardvorlage in die richtige Sprache, je nachdem welche du individuell für deinen Kunden eingestellt hast.
Beispiel:
Wenn du im Gebietsschema für einen Kunden Brasilien ausgewählt hast (wie wir es oben erklärt haben), ändert sich die Sprache der Standardvorlage deiner Rechnung auf Portugiesisch.
Nehmen wir an, du hast deinen brasilianischen Kunden angelegt und für diesen Kunden eine neue Rechnung erstellt. Klicke nun auf 1) Speichern. Dann erscheint am rechten Rand ein Menü, in dem du 2) Vorschau auswählst. Nun öffnet sich deine portugiesische Rechnung automatisch und die Inhalt sind sprachlich angepasst wie in 3).
Wie kann ich Steuern in meinen Rechnungen anpassen?
Nicht nur die Sprache ändert sich oft bei ausländischen Kunden, auch Steuern sind oft von Sonderregelungen betroffen.
Navigiere zu: Einstellungen > Konfiguration > Steuern
Dort kannst du neben deinen Steuersätzen auch festlegen, welche Länder keine Steuer bezahlen müssen. Dies wird besonders beim Reverse-Charge-Verfahren interessant. Dabei hat nicht der leistende Unternehmer die Steuerlast zu tragen, sondern der Leistungsempfänger im Ausland.
Auszuweisen auf der Rechnung ist dann keine Umsatzsteuer, sondern nur der Nettobetrag, ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren (Siehe dazu auch Zusammenfassende Meldung) sowie die UID-Nummer von Dir und des Empfängers.
Ausländischen Kunden eine Rechnung mit der eigenen Vorlage schreiben
Nutzt du nicht die Standardvorlage, sondern deine eigene, so kannst du für jede Eventualität eine Vorlage einrichten. Wenn also absehbar ist, dass du englische und französische Kunden betreust, kannst du deine Vorlage in zweifacher Ausführung hochladen. Wenn du eine Rechnung abschließt, wählst du dann nur noch die korrekte Vorlage mit der richtigen Sprache aus.
Tipp: Hier haben wir erklärt, wie du deine eigene Vorlage erstellst.
Benutzerdefinierte Attribute verwenden
Benutzerdefinierte Attribute können dir bei speziellen Fällen viel Arbeit abnehmen. Bleiben wir bei dem Beispiel für das Reverse-Charge-Verfahren. Anstatt dir bei jeder Rechnung für einen bestimmten Kunden einen Text für das Reverse-Charge-Verfahren aus den Fingern zu ziehen, kannst du einmalig ein Benutzerdefiniertes Attribut anlegen.
Navigiere zu: Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute
Für unser Beispiel legen wir ein Kunden-Attribut an. Wir wählen „mehrzeiliger Text“ und nennen es „Reverse Charge“.
In den Details eines jeden Kunden kannst du nun über den Reiter Kunden-Attribute darauf zugreifen. Bei Kunden, bei denen das Reverse Charge Verfahren greift, trägst Du deinen Wunschtext in der Anmerkung ein:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge"
Nachdem wir bei allen notwendigen Kunden Entsprechendes eingetragen haben, gehen wir zurück zu
Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute.
Hier finden wir den Platzhalter zu unserem Attribut in dem Format [Client.propertyXXXX]. Diesen Platzhalter kopierst du dann einfach in deine Anmerkung.
Der Effekt?
Bei allen Kunden, für die du das Textfeld ausgefüllt hast, erscheint hier das Reverse-Charge-Verfahren. Hast du bei einem Kunden nichts eingefüllt, bleibt der Platzhalter leer; es passiert nichts. So kannst du auch das Reverse-Charge-Verfahren halbwegs automatisieren.
Natürlich lassen sich so auch andere Besonderheiten regeln. Falls du dazu eine Idee hast, es aber an der Umsetzung scheitert, kannst du unseren Support jederzeit gerne um Rat fragen.