So erstellst du Mahnungen in Billomat - Infos über Mahnstufen, Mahngebühren & mehr.
Mahnungen können nur für überfällige Rechnungen erstellt werden.
Was sind Mahnstufen und wie lege ich sie fest?
Mahnungen können in mehreren und beliebig vielen Mahnstufen erfolgen. Du musst keine Mahnstufen anlegen, ratsam ist es aber trotzdem.
Mahnstufen sind in Billomat Texte, die bei der Mahnung verwendet werden. Dabei gibt es Textbausteine für die:
- Betreffzeile (z.B. "Zahlungserinnerung", "2. Mahnung", usw.)
- Einleitung und die
- Schlussformel
des Mahnschreibens.
Hinweis: Mahnstufen kannst du unter Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen anlegen.
Mahngebühr
Zusätzlich können pro Mahnstufe noch eine Mahngebühr angegeben werden, welche als zusätzliche Position in der Mahnung erscheint.
Hinweis: Individuelle Mahngebühren kannst du bei den Mahnstufen unter Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen festlegen.
Wie erstelle ich eine Mahnung aus einer überfälligen Rechnung?
- Navigiere zu Rechnungen > DeineÜberfälligeRechnung.
- Wähle Neues Dokument in der rechten Seitenleiste
- Wähle Neue Mahnung im sich öffnenden Dropdown-Menü
Wird für eine überfällige Rechnung eine Mahnung erstellt, werden automatisch die Texte der ersten Mahnstufe inkl. eventuell vorhandener Mahngebühren eingesetzt (siehe Betreff Zahlungserinnerung im unteren Bild).
Durch Klick auf eine Mahnstufe am rechten Rand kann auch eine andere Mahnstufe ausgewählt werden. Dadurch ist es möglich, Mahnstufen zu überspringen oder erneut zu durchlaufen.
Der noch offene Rechnungsbetrag wird bereits als Position übernommen. Weitere Posten (z.B. Mahngebühren, Porto, etc.) können wie bei einer Rechnung hinzugefügt werden.
Wie kann ich mehrmals mahnen?
Wird eine Rechnung weiterhin nicht bezahlt, kann erneut gemahnt werden.
- Wähle in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Mahnungen
- Wähle den Button Neue Mahnung, der nun in der Favoritenleiste über der Mahnungsübersicht erschienen ist.
- Wähle nun die Rechnung aus, für die du schon einmal eine Rechnung verfasst hast.
Beim Erstellen einer neuen Mahnung sucht Billomat selbstständig die nächste Mahnstufe mit den hinterlegten Texten heraus. In unserem Beispiel wurde nun also die Mahnstufe 2 voreingestellt. Analog funktioniert das natürlich mit der Mahnstufe 3 usw.
Das geht dir alles zu langsam? Hier verraten wir dir, wie du mit Billomat dein Mahnwesen automatisieren kannst.
Wie kann ich Zahlungen für Mahnungen buchen?
Zahlungen können nicht direkt für Mahnungen gebucht werden, sondern müssen über die überfällige Rechnung erfolgen.
- Navigiere zu Rechnungen
- Wähle die zu verbuchende Rechnung
- Klicke auf Zahlung buchen in der rechten Sidebar und bestätige mit Zahlung buchen im Dialogfeld, das daraufhin erscheint.
Wird die Rechnung, die gemahnt wurde, als bezahlt markiert, werden auch automatisch alle anhängigen Mahnungen als bezahlt markiert.
Tipp zum Thema Mahnungen schreiben: Wie kann ich mein Mahnwesen mit Billomat automatisieren?