Mahnungen

So erstellst Du Mahnungen in Billomat - Infos über Mahnstufen, Mahngebühren & mehr.

• Wie erstelle ich eine Mahnung?
• Mahnungsstatus
• Wie kann ich mehrfach mahnen?
• Wie kann ich Zahlungen für Mahnungen buchen?
• Wie kann ich Rechnungen an das Inkasso übergeben?

Wie erstelle ich eine Mahnung?

Es gibt in Billomat drei Wege eine Mahnung zu erstellen. Grundlage ist dabei immer eine Rechnung, diese muss den Status "überfällig" haben. Erst dann kann eine Mahnung erstellt werden. 

• Navigiere links in der Seitenleiste zur Übersicht Deiner Mahnungen.

• Klicke etwas weiter oben in der Favoritenleiste auf den Button "Neue Mahnung"

• Wähle nun im nächsten Fenster die Rechnung aus, für die Du die Mahnung erstellen möchtest
  
  
  
  
  

Nun öffnet sich die Maske zur Bearbeitung Deiner erstellten Mahnung. Hier kannst Du neben dem Fälligkeitsdatum, dem Einleitungs- oder Anmerkungstexten natürlich auch die Mahnungsposition bearbeiten.
Der noch offene Rechnungsbetrag wird bereits als Position übernommen. Weitere Posten (z.B. Mahngebühren, Porto, etc.) können wie bei einer Rechnung hinzugefügt werden.

Ist die Mahnung abgeschlossen findest Du rechts am Rand einen Button "nächste Mahnstufe".
Dadurch ist es direkt möglich die Mahnung in die nächste Mahnstufe zu eskalieren.
Außerdem werden Dir hier auch Informationen zur angemahnten Rechnung angezeigt.

 

 

 

Mahnungsstatus

Mithilfe der Übersicht Deiner Mahnungen , welche Du unter dem Menüpunkt “Mahnungen” in der linken Seitennavigation findest, kannst Du für jede Deiner Mahnungen den Status sehen - so behältst Du immer den Überblick.

Eine Mahnung kann dabei unterschiedliche Status haben:

• Entwurf
  Die Mahnung ist noch nicht abgeschlossen und kann beliebig bearbeitet oder angepasst werden. Diese Entwurfs- oder Testmahnungen kannst Du anschließend über den entsprechenden Button löschen. Dies geht nur bei Mahnungsentwürfen.

• Offen
  Sobald Du das Dokument abgeschlossen hast, ist es nicht mehr möglich Änderungen an der Mahnung vorzunehmen. Sie hat den Status “Offen”, da das Datum des Zahlungsziels noch nicht überschritten und zudem keine Zahlung verbucht wurde.

• überfällig
  Werden die, in einer offenen Mahnung hinterlegten, Fälligkeitstage überschritten und es wurde keine Zahlung gebucht, erhält das Dokument den Status “Überfällig”. Es ist nicht möglich den Status von “Überfällig” zurück auf “Offen” zu setzen.

• bezahlt
  Eine Zahlung wurde auf die zur Mahnung passenden Rechnung verbucht.

• storniert
  Das Dokument wurde storniert.

  
  
  

Wie kann ich mehrmals mahnen?

Wird eine Rechnung weiterhin nicht bezahlt, kann erneut gemahnt werden.

• Wähle in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Mahnungen 
• Wähle den Button Neue Mahnung, der nun in der Favoritenleiste über der Mahnungsübersicht erschienen ist. 
• Wähle nun die Rechnung aus, für die Du schon einmal eine Rechnung verfasst hast. 

Beim Erstellen einer neuen Mahnung, sucht Billomat selbstständig die nächste Mahnstufe mit den hinterlegten Texten heraus. In unserem Beispiel wurde nun also die Mahnstufe 2 voreingestellt. Analog funktioniert das natürlich mit der Mahnstufe 3.

 

Das geht Dir alles zu langsam? Hier verraten wir Dir, wie Du Dein Mahnwesen mit Billomat automatisieren kannst. 

Wie kann ich Zahlungen für Mahnungen buchen?

Zahlungen können nicht direkt für Mahnungen gebucht werden, sondern müssen über die überfällige Rechnung erfolgen.

1. Navigiere zu Rechnungen
2. Wähle die zu verbuchende Rechnung
3. Klicke auf Zahlung buchen in der rechten Sidebar und bestätige mit Zahlung buchen im Dialogfeld, das daraufhin erscheint.

Wird die Rechnung, die gemahnt wurde, als bezahlt markiert, werden auch automatisch alle anhängigen Mahnungen als bezahlt markiert.

Tipp zum Thema Mahnungen schreiben: Wie kann ich mein Mahnwesen mit Billomat automatisieren?

 

Wie kann ich Rechnungen an das Debitor-Inkasso übergeben, die bereits angemahnt wurden?

Rufe zuerst die zur Mahnung gehörende Rechnung auf. Hier findest Du auf der rechten Seite den Button "An Inkasso übergeben". Damit kannst Du schnell und bequem die Forderung an den Inkasso-Dienst weiterleiten.