Wie kann ich mein Mahnwesen automatisieren?

Mit dem automatisierten Mahnwesen von Billomat sparst du dir manuelle Arbeit und somit wertvolle Zeit.

Wie kann ich Mahnstufen einstellen und automatisieren?

Wie viele Mahnstufen gibt es?


Manchmal reicht es leider nicht, nur eine Mahnung zu schreiben. Auf die erste Mahnung folgt die Zweite und eventuell auch noch die Dritte. Bei Billomat sind deiner Kulanz dabei keine Grenzen gesetzt. Die Anzahl der Mahnstufen ist unbegrenzt. Nachfolgend erfährst du, wie du deine Mahnstufen anlegst, was sie bewirken und wie man sie automatisieren kann.

Wie kann ich Mahnstufen einstellen?


Unter Einstellungen > Dokumente kannst du unter Mahnstufen dein Mahnwesen einrichten. Unterschieden wird dabei in unterschiedlichen Graden, je nachdem, wie lange die Rechnung schon überfällig ist. Sollte also eine Rechnung nicht bezahlt werden, weist Billomat dich darauf hin, dass du eventuell das Mahnwesen anstoßen solltest.

Mahnstufen-2


Ist die Rechnung erst einen Tag überfällig, wird dir die erste Mahnstufe vorgeschlagen. Da es sich dabei nur um einen Vorschlag handelt, kannst du auch direkt eine höhere Stufe wählen, die dann zum Beispiel schon Bearbeitungsgebühren beinhaltet. So kannst du deine Mahnungen über die verschiedenen Grade hinaus härter und abschreckender werden lassen.
Zur Bearbeitung oder Anpassung bestehender Mahnstufen, musst du lediglich auf die jeweilige Mahnstufe klicken. Möchtest du eine komplett neue Stufe anlegen, klickst du einfach auf den grünen Button neue Mahnstufe.

Wie kann ich Mahnstufen automatisieren?


Mit Billomat ist es auch möglich, deine Mahnungen automatisch zu verschicken. Wenn du deine Mahnstufe anlegst, kannst du unten im Fenster den Automatisierungsgrad festlegen. Um bei bereits bestehenden Mahnstufen eine Automatisierung einzustellen, musst du lediglich auf die jeweilige Mahnstufe klicken und im Fester zu Automatisierung herunterscrollen. Hier kannst du dann einstellen, ob die Mahnung nur angelegt, direkt abgeschlossen oder gleich per E-Mail oder Post verschickt werden soll. Auch Karenztage und die Uhrzeit, wann die gewünschte Aktion abgeschlossen werden soll, kann hier definiert werden.

Wie kann ich Kunden vom Mahnlauf ausschließen?

Wähle unter Stammdaten > Kunden den gewünschten Kunden aus. Unter dem Reiter Einstellungen und unter Sonstiges kannst du dann den Kunden vom automatischen Mahnlauf ausschließen oder einbeziehen, indem du den entsprechenden Eintrag im Dropdown-Menü auswählst.

Mahnungsvorlagen


Schon gewusst? Nicht alle deine Mahnungen müssen über dieselbe Vorlage abgewickelt werden. Vielmehr kannst du für X Mahnstufen auch X Vorlagen anlegen, sodass jeder Grad seine Eigene hat.