Im Billomat Kundenportal kannst du Dokumente für deine Kunden freigeben.
Was ist das Billomat Kundenportal?
Mit Hilfe des Kundenportals kannst du es deinen Kunden ermöglichen, auf die Dokumente aus Billomat zuzugreifen, die deinen Kunden betreffen, zum Beispiel:
- Rechnungen
- Mahnungen
- Angebote
- Gutschriften
- Lieferscheine
- Auftragsbestätigungen.
Wie kann ich bestimmte Dokumenttypen für meine Kunden freigeben?
Damit deine Kunden das Kundenportal nutzen können, musst du zunächst einstellen, welche Dokumenttypen und Aktionen du deinen Kunden freigeben möchtest.
- Navigiere zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Administration > Kundenportal
- Lege hier die Dokumenttypen und Aktionen fest, indem du die gewünschten Dokumente mit einem Klick auf das Kästchen davor abhakst.
- Scrolle dann ganz nach unten und klicke auf den grünen Speichern Button.
Wie kann ich einstellen, dass meine Kunden standardmäßig Zugriff haben?
Des Weiteren kannst du hier im Abschnitt Voreinstellung noch bestimmen, ob neuen Kunden standardmäßig der Zugriff auf das Kundenportal gewährt werden soll und dies rückwirkend auf alle deine bestehenden Kunden anwenden.
Wie kann ich für einzelne Kunden das Kundenportal freigeben?
Du kannst aber auch explizit bei jedem deiner Kunden einzeln in der Kundenansicht unter Stammdaten > Kunden > Kunde auswählen > rechte Box "Kunden-Portal-Link" bestimmen, ob dieser Kunde Zugriff auf das Kundenportal bekommen soll.
Wenn du den Zugriff genehmigen willst, klicke auf den Button Nicht sichtbar und wähle ja aktivieren aus. Dann wird dir eine URL zum Kundenportal angezeigt. Diese kannst du mit einem Klick auf das Link Symbol auf der rechten Seite kopieren und deinem Kunden (z.B. per E-Mail) mitteilen, damit der Kunde dann damit auf das Kundenportal zugreifen kann.
Jedes Dokument, welches für das Kundenportal freigegeben ist, besitzt eine URL zum entsprechenden Dokument im Kundenportal. Diese URL findest du in der Dokumentenansicht wieder in der gleichen rechten Box Kunden-Portal-Link.
Hinweis: Sollte diese Box nicht angezeigt werden, dann überprüfe, ob der Dokumenttyp oder der entsprechende Kunde von dir für das Kundenportal freigegeben wurde.
Was können Kunden im Kundenportal tun?
Je nachdem, welche Dokumenttypen und Aktionen du deinen Kunden freigegeben hast, sind die Kunden im Kundenportal zu Folgendem in der Lage:
- Dokumente ansehen/drucken
- Dokumente kommentieren
- Angebote annehmen/ablehnen
- Rechnungen bezahlen
Weiterhin kann der Kunde im Kundenportal selbstständig seine Kundenstammdaten (Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuerdaten) ändern, womit dir Billomat eine Möglichkeit der Datenpflege durch den Kunden selbst bietet.
Platzhalter mit Kundenportallink
Solltest du bei Billomat Gebrauch von Platzhaltern machen, dann stehen dir bei allen vom Kundenportal unterstützten Dokumenttypen sowie beim jeweiligen Kunden der Platzhalter customerportal_url zur Verfügung, wie z.B. [Invoice.customerportal_url] oder [Client.customerportal_url]. Diese Platzhalter kannst du in deinen Dokumentvorlagen verwenden, um die entsprechende URL auf deinem Dokument anzugeben.
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