Auftragsbestätigungen

Das Wichtigste zu Auftragsbestätigung in Billomat in Kürze.

Wie kann ich eine Auftragsbestätigung erstellen?

Neben der allgemeinen Vorgehensweise, neue Dokumente zu erstellen, kannst du auch direkt aus Angeboten Auftragsbestätigungen erstellen.

So legst du eine neue Auftragsbestätigung an:

  • Navigiere im Menü zu Auftragsbestätigungen
  • Klicke auf den Button Neue Auftragsbestätigung.
  • Wähle deinen Kunden oder deine Kundin. Die Daten werden automatisch in dein Dokument übernommen.
  • Wenn du möchtest, kannst du außerdem eine Beschreibung hinzufügen. Diese erscheint nicht auf deiner Auftragsbestätigung, sondern ist für dich gedacht.
  • Auf der rechten Seite kannst du die Vorlage für deine Auftragsbestätigung über das entsprechende Dropdown-Menü wählen.
  • Lege einen Einleitungstext fest, der auf deiner Auftragsbestätigung erscheinen soll. Den Standardtext hierfür kannst du unter Einstellungen > Dokumente > Textvorlagen > Auftragsbestätigungen anpassen.
  • Darunter kannst du die Auftragsbestätigungspositionen angeben, indem du entweder über Position hinzufügen manuell eine neue Position anlegst oder über Positionen aus Artikel  die Daten aus deinen erstellten Artikeln verwendest. Bei den Positionen auf deiner Auftragsbestätigung kannst du zwischen Artikel und Dienstleistung wählen und Einheit, Preis und Steuer angeben.
  • Zuletzt kannst du noch einen Gesamtrabatt hinzufügen.
  • Für eine Anmerkung findest du ganz unten ein Feld. Hier kannst du Hinweise eintragen, die du auf deiner Auftragsbestätigung haben möchtest. Genau wie bei der Beschreibung kannst du den Standardtext unter Einstellungen > Dokumente > Textvorlagen > Auftragsbestätigungen anpassen.
  • Klicke auf Speichern, sobald du fertig bist. 

Dein Dokument befindet sich dann im Entwurfsstatus. An der Entwurfsversion kannst du jederzeit mit Hilfe der Vorschaufunktion Änderungen vornehmen. Sobald du die Auftragsbestätigung abschließt (rechte Seitenleiste), kannst du sie per Mail über den Button Versenden verschicken.

Welchen Status hat meine Auftragsbestätigung und was bedeutet er? 

Eine Auftragsbestätigung hat immer einen bestimmten Status:

Status Erklärung
Entwurf Nur im Entwurfsstatus kann eine Auftragsbestätigung beliebig oft geändert werden. Um weitere Aktionen wie Versenden ausführen zu können, muss die Auftragsbestätigung abgeschlossen werden. Die Option Abschließen findest du im rechten Seitenmenü in der Auftragsbestätigung.
Erstellt Eine abgeschlossene Auftragsbestätigung bekommt automatisch den Status erstellt. Nun kann sie z.B. versendet werden.
Storniert Eine erstellte Auftragsbestätigung kannst du auch stornieren. Den Button Stornieren findest du im rechten Seitenmenü der Dokumentenansicht. Diese Aktion kannst du jederzeit über die Option stornieren rückgängig, welche nach dem Stornieren an der gleichen Stelle erscheint, rückgängig machen.
Den Status deiner Auftragsbestätigungen siehst du zum Beispiel als Übersicht unter der Option Auftragsbestätigungen im linken Seitenmenü.