Deine Nummernkreise kannst du unter Einstellungen > Dokumente > Nummernkreise konfigurieren.
Wo kannst du Nummernkreise anpassen?
Um die Nummerierung nach deinen Wünschen anzupassen, kannst Du unter Einstellungen > Dokumente > Nummernkreise verschiedene Einstellungen treffen.
Wie funktionieren Nummernkreise in Billomat?
Billomat enthält eine sehr flexible Vergabe von Nummern für Kunden, Artikel, Rechnungen usw. Dabei bestehen die Datensatznummern immer aus zwei Teilen:
- einem alphanummerischen Präfix und
- einer fortlaufenden Nummer.
1. Präfix
Das Präfix wird der laufenden Nummer vorangestellt und kann beliebige Zeichen oder sogar Platzhalter, beispielsweise für Datum oder Kunde, enthalten. Durch die Verwendung eines Platzhalters kannst du zum Beispiel den Wechsel der Jahreszahl zum Jahreswechsel abbilden.
Im Beispiel wählen wir den Präfix ART für Artikel, KD für Kunden usw.
2. Mindestlänge
Soll die Rechnungsnummer eine bestimmte Länge haben, kannst du dies ebenfalls über die Spalte Mindestlänge einstellen (wie im Beispiel oben abgebildet).
- Ist die laufende Nummer kürzer, als von dir vorgegeben, wird die Nummer mit führenden Nullen aufgefüllt.
- Ist die Nummer genauso lang oder länger, passiert nichts.
- Wenn du keine führenden Nullen wünscht, musst du hier einfach als Länge 0 eingeben.
3. Fortlaufende Nummern
Die fortlaufende Nummer wird von Billomat automatisch vergeben und mit jedem neuen Datensatz hochgezählt. Das Hochzählen der fortlaufenden Nummer ist dabei von dem Präfix abhängig.
Hinweis: Ändert sich der Präfix, beginnt Billomat automatisch von vorne mit der 1.
Unter Einstellungen > Dokumente > Nummernkreise kann definiert werden, wie die Nummerierung fortgesetzt wird, wenn sich das Nummern-Präfix (im Beispiel oben „RE“) ändern. Bezüglich fortlaufender Nummern kannst du zwischen zwei Einstellungsmöglichkeiten wählen:
- Präfix berücksichtigen: Bei einer Änderung des Präfix beginnt die Nummerierung von vorne. Ein solcher Wechsel des Präfix wird beispielsweise bei Verwendung von Platzhaltern verursacht.
- Präfix ignorieren: Die Nummer steigt stetig an, auch wenn es zu einem Wechsel des Präfix kommt.
Beispiel:
Als Präfix wird “RE-[Date.year]-“ verwendet. Nun werden Rechnungen im Jahr 2020 und im Jahr 2021 geschrieben.
Präfix berücksichtigen
Die Nummerierung beginnt am Jahresanfang von vorne.
RE-2020-100 > RE-2021-001
Präfix ignorieren
Die Nummerierung ist auch über die Jahresgrenze fortlaufend.
RE-2020-100 > RE-2021-101
Existierenden Nummernkreis fortführen
Du hast bereits mit dem Rechnungen schreiben begonnen, bevor du dich für Billomat entschieden hast, und möchtest deinen Nummernkreis sauber weiterführen? Kein Problem! In den Einstellungen kannst du definieren, bei welcher Zahl der Nummernkreis beginnen soll. Wie das funktioniert, erklären wir dir im FAQ-Text "Wie starte ich mit einer höheren Rechnungsnummer?".