Wie füge ich eine Briefanrede hinzu?
Die richtige Briefanrede macht dein Dokument persönlich. Du kannst dich für eine Variante entscheiden und dafür eine eigene Vorlage nutzen.
1. Personalisierte Anrede auf Rechnungen
Der wohl einfachste Weg ist es, das Anredefeld in der Kundenakte zu nutzen.
Tipp am Rande: Das Feld kannst du dir unter Stammdaten > Kunden > DeinGewünschterKunde > Kundendaten ansehen.
Das Feld lässt sich über den Platzhalter [Client.salutation] in deiner Vorlage adressieren. Einerseits kannst du dort “Herr/Frau” oder “Sehr geehrte/r” eintragen oder du trägst gleich die ganze Begrüßungsformel dort ein. Letztere Variante sorgt unter anderem dafür, dass es zu keinen Missverständnissen kommen kann, da keine weiteren Platzhalter für die Anrede gebraucht werden.
2. Benutzerdefinierte Attribute
Der zweite Weg führt über die benutzerdefinierten Attribute. Das ist wahrscheinlich der sauberste Weg, da er nicht umständlich das Feld Anrede nutzt, sondern für seine eigentliche Form frei lässt. Die Attribute ermöglichen es dir:
- einen Standardwert für alle Kunden zu hinterlegen
- die Texte für Kunden individuell festzulegen (indem du den Standardwert zum Beispiel überschreibst)
Wie legst du ein benutzerdefiniertes Attribut an?
- Navigiere zu Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute > Kunden > neues Attribut
- In dem neuen Fenster, das sich öffnet, trägst du die Bezeichnung deines Attributs ein, in unserem Fall also zum Beispiel "Anrede".
- Beim Typ bietet sich der Text oder der mehrzeilige Text an - je nachdem, wie lang die Anrede werden soll. Wenn der Standardwert ausgefüllt ist, wird dieser immer eingesetzt, solange nichts anderes eingetragen wird.
- Klicke nun auf den grünen Speichern Button.
Tipp: Wenn du dein Attribut in deine persönliche Vorlage einbauen möchtest, solltest du dir am besten den Platzhalter für das Attribut notieren. Diesen findest du in der Übersichtstabelle unter Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute > Kunden rechts neben deinem angelegten Attribut.
Wie füllst du dein benutzerdefiniertes Attribut?
- Navigiere zu Stammdaten > Kunden > DeinGewünschterKunde > Kunden-Attribute
- Im Reiter Kunden-Attribute findest du nun ein Textfeld mit dem Titel “Anrede”. Dort ist dein Standardwert hinterlegt, falls du in den Einstellungen (wie oben erklärt) einen hinterlegt hast. Du musst ihn aber nicht verwenden, sondern kannst auch einfach wie hier im Beispiel deinen eigenen Text für deinen Kunden eintragen.
- Speichern - und fertig! Die Anrede wird nun für deinen ausgewählten Kunden übernommen.