Wie funktioniert der DATEV-Export?

In deinem Billomat-Account unter Berichte/Exporte > DATEV Export kannst du dir einen DATEV-Export erstellen.

Wie funktioniert der DATEV-Export?

Die Grundvoraussetzung für einen DATEV-Export ist, dass bei allen Kunden und Lieferanten eine Debitoren- bzw. Kreditorennummer hinterlegt ist.

Debitoren- und Kreditorennummer vergeben

Die Grundeinstellung in Billomat ist, dass Debitoren- und Kreditoren in je einem Sammelkonto zusammen gefasst werden.

Um das zu ändern, navigiere zu Einstellungen > Buchhaltung > Debitorenkonten bzw. Kreditorenkonten. Im Dropdown "Vergabe der Debitorennummern" stehen dir nun folgende Optionen zur Verfügung:

Sammelkonto verwenden: Das ist die Grundeinstellung. Alle Kunden erhalten die gleiche Debitorennummer bzw. sind einem Sammelkonto zugeordnet. Das Sammelkonto kannst du natürlich frei anpassen.
Kundennummer entspricht Debitorennummer: Dies bedeutet, dass die Debitorennummer identisch mit der vergebenen Kundennummer ist.
Debitorennummer am Kunden verwenden: Wenn du in den Kunden-Stammdaten im dafür vorgesehen Feld eine Debitorennummer hinterlegt hast, wird diese für den DATEV-Export verwendet.

Optional: Möchtest Du eine automatische Hochzählung der Nummern, dann setzt Du ein Häkchen bei automatisch hochzählen.

Alle weiteren Einstellungen legst du am besten mit Deinem Steuerberater fest.

Debitoren- und Kreditorennummer manuell hinterlegen

So hinterlegst du zum Beispiel die Debitorennummer beim Kunden (beim Lieferanten funktioniert das ganze analog mit der Kreditorennummer):

Wähle in der oberen Navigation Stammdaten > Kunden
Wähle den gewünschten Kunden in der Übersichtstabelle aus
Weit unten in der Kundenbearbeitungsansicht im Bereich Sonstiges findest du nun das Feld, wo du die Debitorennummer hinterlegen kannst

debitorennummer

DATEV-Export erstellen

Nachdem die Grundeinstellungen vorgenommen wurden, kann unter Berichte / Exporte > DATEV Export der gewünschte Export erstellt werden. Hier kannst du wahlweise deine Bewegungs- oder deine Stammdaten exportieren.

Bewegungsdaten-Export:

Felder:

Zeitraum festlegen: Damit kannst du den zu exportierenden Bereich festlegen in dem du das Start- und End-Datum einstellst.
Wirtschaftsjahr: Stelle hier den maßgebenden Beginn bzw. das Ende deines Wirtschaftsjahres ein.
Zuordnung: Füge hier die Mandanten- und Steuerberater-Nummer ein. Diese erhälst du in der Regel von deinem Steuerberater.
Einstellungen:
- Bezeichnung des Buchungsstapels:
  Benenne den Stapel so wie er in DATEV angezeigt werden soll.
- Buchungstyp:
  Wähle zwischen Finanzbuchführung oder Jahresabschluss.
- Buchungsstapel:
  Lege fest welche Dokumente exportiert werden sollen.
- Festschreibung:
  Sollen deine Buchungen festgeschrieben werden oder nicht?
- Rechnungslegungszweck
  Zu welchem Zweck dient der Export
- Sachkontennummernlänge
Spaltenzuordnung:
- Buchungstext
- Belegfeld 2

Der Steuerberaterzugang ist ab dem Tarif Business für Dich kostenfrei. Diesen kannst Du unter Einstellungen > Administration > Nutzer anlegen. Wie genau das funktioniert erfährst du im Artikel Steuerberaterzugang anlegen.

Neben den Bewegungsdaten können Du und Dein Steuerberater auch die Stammdaten exportieren bzw. den Zeitraum definieren. Ein Beispiel dafür findest du in unserem Artikel zum Export von Kundenkontakten.

Wo finde ich den fertig gestellten Export?

Nachdem du den Export angestoßen hast, kann es je nach ausgewähltem Zeitraum bzw. der zu exportierenden Datenmenge etwas dauern bis die Export-Datei fertig gestellt ist.

Der Export wird asynchron erstellt, d. h. die Daten werden im Hintergrund zusammengestellt, daher kannst du ruhig die Seite verlassen und dich anderen Aufgaben widmen.

Wenn die Datei fertig zur Verfügung steht, findest du diese unter dem Reiter Exporte: