Der Billomat-Mail-Server (SMTP / IMAP)

Mit Billomat kannst du deine Dokumente auch per E-Mail versenden. Wie das funktioniert, erfährst du hier!

Den eigenen SMTP-Mail-Server verwenden

Standardmäßig werden die deine Dokumente direkt vom Billomat-Server mit deiner E-Mail-Adresse als Absender verschickt.

Um deinen eigenen Mailserver zu verwenden, hinterlege die Zugangsdaten zu deinem Postausgangsserver (SMTP-Server). Das sind dieselben Daten, die du auch in deinem E-Mail-Programm eintragen musst, um Mails zu verschicken. Billomat nutzt anschließend deinen SMTP-Server, wenn du E-Mails mit Billomat verschickst.

Die Einstellungen zu deinem Mail-Server kannst du hier vornehmen:

Einstellungen > Administration > Mail-Server (SMTP/IMAP)

Der_Billomat-Mail-Server_(SMTP_IMAP)

Hinweise für Google (Gmail)

Wenn Du Google bzw. Gmail verwendest, erfährst du hier, wie du die SMTP Daten einsehen kannst. Bitte beachte im Fehlerfall bei der Verbindung den entsprechenden Abschnitt zur Fehlerbehebung.

Hinweis: Voraussetzung für die Verbindung ist es, dass du ein richtiges Konto bzw. Postfach verwendest. Eine GSuite-Gruppe fällt beispielsweise nicht darunter.


Falls die Verbindung nicht funktioniert, überprüfe zunächst, ob die folgenden Tipps helfen:

  • Weniger sichere Apps zulassen
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abstellen
  • App-spezifisches Passwort ausstellen
  • Display Unlock Captcha ausführen 
  • Auf SSL oder TLS ausweichen, statt STARTTLS zu verwenden
  • Bei Änderung von Passwort in Gmail auch in Billomat ändern

Hinweis: Überprüfe am besten auch, ob du statt dem Einrichtungsassistent in Billomat deine Daten manuell hinterlegen kannst.

Hinweise für Office365

Wenn Du Office365 verwendest, erfährst du hier, wie du die SMTP-Daten einsehen kannst.

Beachte bitte folgende Schritte, falls Fehler bei der Verbindung auftreten:

  • SPF-Eintrag überprüfen bzw. vom Billomat-Support anfordern
  • Blacklist überprüfen
  • Drittanbieter-Apps zulassen
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abstellen
  • App-spezifisches Passwort ausstellen
  • Auf SSL oder TLS ausweichen, statt STARTTLS zu verwenden
  • Bei Änderung von Passwort in Office365 auch in Billomat ändern
  • Office365 Exchange nur mit SPF Eintrag möglich

IMAP-Postfach einrichten (Mail-Archivierung)

Versendete E-Mails können von Billomat zusätzlich in das eigene IMAP-Postfach abgelegt werden. So erscheinen diese beispielsweise im Gesendet-Ordner.

Dazu navigierst du einfach zu Einstellungen > Administration > Mail-Server (SMTP/IMAP) und hinterlegst die Zugangsdaten zum eigenen IMAP-Postfach in der Maske (siehe Bild). Durch den Einrichtungsassistent kann dies bei vielen gängigen E-Mail-Providern durch Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts sehr leicht vorgenommen werden.

Bitte vergiss nicht, auch den Ordner zu wählen, in dem die E-Mails abgelegt werden sollen!