Das Wichtigste über Gutschriften in Kürze.
Neben der allgemeinen Vorgehensweise, neue Dokumente zu erstellen, können Gutschriften auch aus Rechnungen erstellt werden. Gutschriften kannst du dir als das Gegenstück zu Rechnungen vorstellen.
Welchen Status hat meine Gutschrift und was bedeutet er?
Mithilfe der Übersicht, unter dem Menü “Gutschriften” in der linken Seitennavigation, kannst du für jede deiner Gutschriften den Status einsehen - so behältst du immer den Überblick.
Eine Gutschrift kann dabei unterschiedliche Status haben:
-
Entwurf
Die Gutschrift ist noch nicht abgeschlossen und kann beliebig bearbeitet oder angepasst werden. Diese Entwurfs- oder Testgutschriften kannst du anschließend über den entsprechenden Button löschen. - Offen
Sobald du das Dokument abgeschlossen hast, ist es nicht mehr möglich Änderungen an der Gutschrift vorzunehmen. Sie hat den Status “Offen”, da noch keine Zahlung verbucht wurde. -
bezahlt
Eine Zahlung wurde auf diese Gutschrift gebucht. - storniert
Das Dokument wurde storniert. Eine Korrektur-Gutschrift erstellst du indem du einfach eine neue Gutschrift erstellst. Diese ist im Prinzip identisch, lediglich die Beträge sind mit einem negativen Vorzeichen versehen.
Zahlungsausgänge statt Zahlungseingänge
Da bei einer Gutschrift nicht wie bei einer Rechnung eine Zahlung erwartet, sondern eine Auszahlung vorgenommen wird, schmälern Gutschriften den eigenen Umsatz.
Im Gegensatz zu Rechnungen werden also nicht Zahlungseingänge, sondern Zahlungsausgänge verbucht.
Stornierte Rechnungen: Korrekturrechnung statt Gutschrift!
Bei stornierten Rechnungen war es früher buchhalterisch korrekt eine Gutschrift zu erstellen. Dem ist aber nicht mehr so.
Ist eine Rechnung fehlerhaft und muss korrigiert werden, geschieht dies nicht mehr über eine Gutschrift, sondern durch eine Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung.
In der Vergangenheit konnte eine Gutschrift immer zwei verschiedene Funktionen besitzen:
- Die Funktion als umgekehrte Rechnung – nicht der Gegenüber stellt dir eine Rechnung aus, sondern du dem Gegenüber eine Gutschrift. Diese Funktion hat die Gutschrift auch heute noch.
- Die zweite Funktion der Gutschrift war die Korrektur von Rechnungen. Mit der Gutschrift konnte die Rechnung bzw. Teile davon durch eine Gutschrift über den vorangegangenen Betrag egalisiert werden. Dies ist so heutzutage nicht mehr möglich.
Rechnungen mit Korrekturrechnung richtig korrigieren
Rechnungen müssen nun mit Korrekturrechnungen korrigiert werden. Hauptsächlicher Unterschied ist, neben der namentlichen Bezeichnung, dass du für die Korrekturrechnung negative Vorzeichen nutzen musst.
Eine Gutschrift hat eine fehlerhafte Rechnung mit einer positiven Summe ausgeglichen, eine Korrekturrechnung tut dies mit einer negativen Summe.
Beispiel: Eine 100 EUR Rechnung wird mit einer -100 EUR Korrekturrechnung neutralisiert.
In Billomat kannst du dir ganz unkompliziert aus der Rechnung eine Korrekturrechnung erstellen. Eine genaue Anleitung findest du im Artikel Wie erstelle ich eine Korrekturrechnung?