Nutze die E-Mail-Vorlagen von Billomat, um im Arbeitsalltag wertvolle Zeit zu sparen.
Was sind E-Mail-Vorlagen?
Mit den praktischen E-Mail-Vorlagen von Billomat kannst du diverse Einstellungen für den Versand von Dokumenten als E-Mail vornehmen. Diese Anpassungen werden als Standard-Werte beim E-Mail-Versand übernommen, können dort aber noch verändert werden.
Die E-Mail-Vorlagen findest du unter:
Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Dokumente > E-Mail-Vorlagen.
Welche Einstellungen kann man in E-Mail-Vorlagen vornehmen?
- Als Absender kann entweder die E-Mail-Adresse der Firma oder die Adresse des aktuellen Nutzers verwendet werden. Alternativ kann eine andere E-Mail-Adresse angegeben werden. Hier kannst du den Absender von Emails ändern. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der Versand nicht über SMTP, Gmail Auth oder Microsoft Auth erfolgt, sondern über unseren eigenen Mail-Server. Bei Verwendung einer dieser Versandoptionen werden E-Mails immer automatisch mit der verbundenen E-Mail-Adresse als Absender versendet.
- Für die einzelnen Dokumententypen (Rechnung, Angebot, Mahnung, etc.) kann jeweils ein eigener Standard-Text hinterlegt werden. Das E-Mail-Formular wird dann mit diesem Text vorbelegt. Weiterhin kann für jeden Dokumenttypen festgelegt werden, ob standardmäßig eine Blindkopie (CC-Feld) an den jeweiligen Absender verschickt werden soll. So können versendete E-Mails archiviert werden.
- Der Text, der als Fußzeile eingegeben wird, wird bei Text-Mails als Signatur ans Ende der Mail abgehangen. Bei HTML-Mails (siehe unten) wird er dort eingefügt, wo der Platzhalter [email.footer] platziert wurde.
- Der Versand von E-Mails ist als reiner Text oder gestaltete HTML-Mail möglich. Bei HTML-Mails muss ein HTML-Template hinterlegt werden, dass den Aufbau und die Gestaltung der Mail beschreibt. In diesem Fall wird eine sogenannte Multipart-Mail verschickt. Das bedeutet, dass der Empfänger die gestaltetet Version sieht, wenn der verwendete E-Mail-Client diese Darstellung unterstützt. Wenn nicht, wird eine alternative Version als reiner Text angezeigt. So wird sichergestellt, dass der Empfänger die Nachricht auch bei der Verwendung von nicht HTML-Mail-tauglichen Programmen lesen kann.
- Soll die E-Mail im HTML-Format verschickt werden, muss an der gewünschten Stelle der Platzhalter [email.body] platziert werden. Dieser Platzhalter wird dann durch den Nachrichtentext ersetzt. Auch das Einbetten der Betreffzeile ist möglich. Hierfür dient der Platzhalter [email.subject]. Die oben hinterlegte Fußzeile erscheint an der Stelle des Platzhalters [email.footer].
- Bei der Erstellung von HTML für E-Mails müssen einige Dinge beachtet werden. So ist es beispielsweise sehr ratsam, CSS-Anweisungen einzubetten oder diese gleich in den entsprechenden Tags zu platzieren.
Wann bieten sich mehrere Vorlagen an?
- Du hast internationale Kunden und möchtest Vorlagen in mehreren Sprachen anlegen. Hier kann dir auch unser FAQ Text "Wie kann ich Dokumente in anderen Sprachen schreiben?" weiterhelfen.)
- Du hast mehrere Unternehmen und möchtest pro Unternehmen verschiedene Anschreiben hinterlegen.
- Oder du bist einfach mit Kunde XY per du, während du deine restlichen Kunden siezt.