Du versendest die gleiche Rechnungen immer und immer wieder? Spare Zeit mit den Abo-Rechnungen von Billomat.
Warum Abo-Rechnungen?
Mit den Abo-Rechnungen lässt sich schnell und einfach eine periodische Rechnungserstellung erledigen. Abo-Rechnungen sind selbst keine Dokumente oder Rechnungen, sondern Vorlagen für die Erstellung von Rechnungen. Es können in den Texten alle Platzhalter wie bei einer Rechnung verwendet werden.
Turnus
Bestimme, wann und in welchen Abständen deine Rechnung generiert werden soll. Du kannst ein Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich) und die Tageszeit bestimmen, an welcher die Aktion durchgeführt werden soll.
Beachte: Wenn du als Turnus monatlich gewählt hast, kann eventuell das Datum vorverlegt werden, wenn der gewünschte Tag in diesem Monat nicht existiert.
Beispiel:
Wenn Du den 31.01.2010 angibst, wird das Datum für Februar auf den 28.02.2010 vorverlegt, da es keinen 31.02.2010 gibt. Du kannst aber auch wählen, ob die Rechnung immer am Monatsletzten (Ultimo) generiert werden soll.
Das Datum für die nächste Erstellung muss immer in der Zukunft liegen. Wenn du kein Datum angibst, wird auch keine Rechnung erstellt. Die Abo-Rechnung ist somit inaktiv.
Wiederholungen
Wie oft soll eine Rechnung aus der Abo-Rechnung erstellt werden? Entscheide selbst, ob unendlich, bis zu einer maximalen Anzahl oder bis zum Erreichen eines bestimmten Datums.
Aktion
Was soll mit der erstellten Rechnung geschehen? Du hast die Auswahl über folgende Funktionen:
- Erstellen: Die Rechnung wird generiert und befindet sich im Entwurfsstatus.
- Abschließen: Die Rechnung wird generiert und abgeschlossen. Sie kann dann nicht mehr geändert werden.
- Per E-Mail versenden: Die Rechnung wird generiert, abgeschlossen und per E-Mail verschickt. Mit dem Link „E-Mail-Einstellungen öffnen“ können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Es können u.a. beliebig viele Empfänger angegeben und der Text sowie der Betreff der E-Mail festgelegt werden. Auch weitere Anhänge sind möglich.
- Per Post versenden: Die Rechnung wird generiert, abgeschlossen und per Post versendet. Mit dem Link “Brief-Einstellungen öffnen” können auch hier weitere Einstellungen, wie z.B. Farbe, Drucktyp und Papierstärke ausgewählt werden. Wichtig ist dafür die Anbindung an PixelLetter und ausreichend Guthaben auf deinem PixelLetter-Konto.
Vorlagen
- Welche Textvorlage soll für die genererierte Rechnung benutzt werden?
- Mit welcher Dokumentvorlage wird die Rechnung erstellt?
Verknüpfungen
Im Reiter Verknüpfungen sind alle Rechnungen aufgelistet, die entweder automatisch oder manuell aus dieser Abo-Rechnung erzeugt wurden. So behältst du stets den Überblick.
Wie setze ich den Leistungszeitraum mit variablen Jahreszahlen?
Um Daten, wie beispielsweise das Lieferdatum/den Lieferzeitraum bzw. den Leistungszeitraum, auf den fertigen Rechnungen aus der Aborechnung dynamisch anzugeben, kannst du unsere Platzhalter für Zeit- und Datumsangaben verwenden.
Damit lassen sich einfache Rechenoperationen ausführen bzw. darstellen.
Wie kann ich eine Aborechnung löschen?
Eine Aborechnung kann nur dann gelöscht werden, wenn zur jeweiligen Aborechnung keine Rechnungen vorhanden sind bzw. noch keine Rechnungen aus der Aborechnung heraus erstellt wurden.
Möchtest du die Erstellung weiterer Rechnungen verhindern gibt es daher die Option die Aborechnung zu "deaktivieren". Bei Bedarf kann die Aborechnung auch wieder "aktiviert" werden, so dass entsprechend dem eingestellten Turnus, Erstellungsdatum sowie der gewählten Aktion neue Rechnungen erzeugt werden.
Den entsprechenden Button findest du in der rechten Seitenleiste:
Wie sieht die Aborechnung aus?
Natürlich möchtest du das fertige Dokument welches aus der Aborechnung erstellt wird auch ansehen bzw prüfen. Mit Klick auf den Button "Vorschau" kannst du dir deshalb vorab ansehen wie die zukünftige Aborechnung aussehen wird.