Wie kann ich die Rechnungsnummer ändern?

Um die Zuordenbarkeit einer Rechnung zu gewährleisten, sollten Rechnungsnummern nur mit Vorsicht geändert werden.

Warum Rechnungsnummern?

Die Rechnungsnummer ist die Nummer, die zweifelsfrei nur einem Dokument zugeordnet werden kann. Werden also mehrere Dokumente mit derselben Nummer versehen, sind beide nicht mehr von einander zu trennen.

Automatische Rechnungsnummern in Billomat

Aus diesem Grund verteilt Billomat für alle Rechnungen im Entwurfsstatus nur vorläufige Rechnungsnummern. Das funktioniert so:

  1. Die letzte abgeschlossene Rechnung hat beispielsweise die Nummer RE-123456.
  2. Alle Rechnungen im Entwurfsstatus erhalten nun die vorläufige Rechnungsnummer RE-123457, welche erst beim Abschließen einer Rechnung gültig wird.
  3. Alle anderen Rechnungen, die nicht abgeschlossen sind, werden dann automatisch hochgezählt.

Rechnungsnummer manuell eintragen und ändern

Beim Erstellen einer Rechnung, unter der Voraussetzung, dass diese noch nicht abgeschlossen ist, kann die Rechnungsnummer händisch eingetragen werden.

Jedoch ist dabei Vorsicht geboten, da die fortlaufende Rechnungsnummer gefährdet wird. Billomat zählt daraufhin nämlich ab der händisch eingetragenen Nummer weiter.

Beispiel:

Gibst du die Rechnungsnummer RE-654321 ein, ist die nächste automatische Nummer nicht mehr die RE-123458.

Rechnungsnummern können zwar theoretisch doppelt vergeben werden, sollten es aber nicht. Billomat warnt deshalb stets davor, sollten sich zwei Nummern gleichen.

Wenn die Rechnung schon abgeschlossen ist, ist es nicht mehr möglich, diese mit Billomat zu ändern. Das betrifft dann natürlich auch die Rechnungsnummer. An dieser Stelle sollte dann stattdessen eine Korrekturrechnung erstellt werden.