Wie kann ich Dokumente für Kunden freigeben?

Mit dem Billomat-Kundenportal kannst du deinen Kunden Dokumente in nur wenigen Klicks freigeben.

Das Kundenportal steht generell jedem Nutzer zur Verfügung. Hier findest du die nötigen Optionen, um das Portal für deine Kunden einzurichten:

Einstellungen > Administration > Kundenportal

Kundenportal 1

Kundenportal einrichten

Schritt 1: Login

Zuallererst solltest du festlegen, welche Art von Zugangsberechtigung deine Kunden benötigen, um auf die Dokumente des Kundenportals zuzugreifen. Wählen kannst du zwischen:

  • Benutzername und Passwort
  • Geheimer Link

Der geheime Link macht das Anmelden auch ohne Passwort möglich, weshalb du darauf achten solltest, den Link nicht an falsche Kunden zu geben.

Schritt 2: Freigegebene Dokumente und Aktionen

Nun kannst du festlegen, welche Berechtigungen dein Kunde im Kundenportal haben soll. So kannst du entscheiden, welche Dokumente er sehen und was er mit diesen machen darf.

Keine Panik: Abgeschlossene Dokumente bleiben natürlich auch für deine Kunden unveränderbar. Vielmehr kann dein Kunde kommentieren, Kontakt aufnehmen, Angebote annehmen oder ablehnen und, wenn das Bezahlmodul eingerichtet ist, auch über das Kundenportal bezahlen.

Schritt 3: Voreinstellung

Als letzte Option muss nur noch eingestellt werden, welche Kunden - ob alle oder nur die zukünftigen - automatisch Zugriff auf das Kundenportal erhalten sollen. Danach ist dein Kundenportal auch schon fertig eingerichtet.

Optional: Wenn du möchtest, kannst Du auch noch Hintergrund und Farben des Portals anpassen.

Zugang schicken

Nun ist es an der Zeit, deine Kunden wissen zu lassen, dass sie Zugang zum Kundenportal haben. Anstatt bei jedem auf eine Tasse Kaffee vorbei zu fahren, könntest du zum Beispiel einfach deine Anmerkung auf der Rechnung anpassen:

Vielen Dank für deinen Einkauf!
[Client.customerportal_url]

So erhält der Kunde auf seiner Rechnung direkt den Zugang zum Kundenportal.

 

Nun ist es immer eher müßig, den Link per Hand vom Papier abzutippen. Warum nicht also die URL oder Benutzernamen und Passwort in den E-Mail-Freitext einbauen? Deine Kunden werden es dir danken!