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Wie kann ich die Shopify-App für Billomat nutzen?

Bitte beachte: Wir haben unsere Shopify-App für dich überarbeitet und optimiert. Da sie diese Version in naher Zukunft ablösen wird, empfehlen wir dir, gleich die auf die neue App umzusteigen. Eine Anleitung zur Installation findest du hier.

Billomat bietet dir unter shop.billomat.com eine Schnittstelle zu der beliebten Cloud-E-Commerce-Lösung von Shopify an.

Diese Schnittstelle kann eingehende Bestellungen im eigenen Online-Shop automatisiert oder manuell in Billomat verarbeiten:

  • Der Besteller wird als Kunde in Billomat angelegt oder aktualisiert.
  • Eine Entwurfs-Rechnung zu der Bestellung wird in Billomat angelegt, auch mit Schlagworten.
  • Die Rechnung wird mit der gewünschten Rechnungs-Vorlage abgeschlossen.

So kannst du in wenigen Klicks oder komplett automatisiert Rechnungen ohne manuelle Datenübertragung von Shopify nach Billomat erstellen.

So richtest du die Shopify-App ein

Schritt 1: Installation im Shopify-Store

Um die Shopify-App von Billomat zu installieren, besuche shop.billomat.com und gib die Shop-URL deines Shopify-Stores an und klicke auf Install.

Nach einem Login bei Shopify ist die App in deinem Store installiert und du findest sie in deinem Store-Admin unter dem Menüpunkt Apps.

Damit kann die App auf deine Shopify-Bestellungen zugreifen.

Schritt 2: Verknüpfung mit Billomat

Als nächstes musst du die App noch mit Billomat verknüpfen, damit diese auf deinen Billomat-Account zugreifen kann. Gib dazu nach dem Login unter shop.billomat.com deine billomatID und deinen API-Schlüssel an.

Du kannst den API-Schlüssel deines aktuellen Benutzers verwenden oder einen neuen Benutzer extra für die Shopify-App anlegen. Ein separater Benutzer hat den Vorteil, dass du in Billomat genau siehst, wenn eine Rechnung von der Shopify-App angelegt wurde.

Achte aber in jedem Fall darauf, dass der Benutzer ausreichende Rechte besitzt. Notwendig sind mindestens folgende Berechtigungen:

  • Kunden: bearbeiten
  • Rechnungen: bearbeiten
  • Einstellungen > Dokumente: bearbeiten

Nach der erfolgreichen Verknüpfung mit Billomat bekommst du weitere Einstellungen und all deine Shopify-Bestellungen angezeigt.

Schritt 3: Konfiguration

 

Je nachdem, wie dein Billomat-Account konfiguriert ist, bietet die App verschiedene Einstellmöglichkeiten:

Order processing (Bestell-Abwicklung)

Du kannst bestimmen, bis zu welchem Grad Bestellungen von der App automatisch verarbeitet werden sollen:

  1. No automated Order processing
    Es werden keine Shopify-Bestellungen automatisch verarbeitet.
  2. Create Billomat Invoice from Shopify Order
    Für jede neue Shopify-Bestellung wird automatisch eine (verschlagwortete) Billomat-Rechnung im Entwurfs-Status angelegt. Darin enthalten sind alle Positionen und Versandkosten. Sollte der Besteller noch nicht als Kunde in Billomat existieren, wird er angelegt, ansonsten werden seine Daten aktualisiert.
  3. Create and complete Billomat Invoice from Shopify Order
    Beinhaltet den vorherigen Schritt, schließt die Rechnung aber gleichzeitig noch mit der gewünschten Briefpapier-Vorlage ab.

Invoice Template (Briefpapier-Vorlage für Rechnungen)

Falls du mehrere Rechnungs-Vorlagen angelegt hast, kannst du hier die gewünschte Vorlage für das Abschließen der Rechnungen bestimmen.

Verwendest du lediglich die Standard-Vorlage von Billomat, wird dieser Punkt nicht angezeigt.

Invoice tag (Schlagwort für Rechnungen)

Wenn du möchtest, kannst du die von der App erstellten Rechnungen auch mit einem Schlagwort versehen lassen. Trage dieses hier ein.

Arbeiten mit der App

Je nach Einstellung zur Bestellabwicklung nimmt die App alle Bestellungen aus dem Shopify-Store automatisch entgegen und verarbeitet diese in Billomat. Sofern alles wie gewünscht konfiguriert ist, muss die App dafür nicht erneut aufgerufen werden und neue Rechnungen sollten mit jeder neuen Bestellung in Billomat auftauchen.

Zusätzlich zur automatischen Verarbeitung kann die Rechnungserstellung allerdings auch direkt aus der App manuell angestoßen werden. Das ist zum einen nützlich, um für ältere und bereits vorhandene Bestellungen nachträglich Rechnungen zu erstellen, zum anderen um die komplette Kontrolle über die erstellten Rechnungen zu haben.

Dazu gibt es in der Liste der Bestellungen Buttons zum Anlegen (Create Invoice) und Abschließen (Complete Invoice) der Rechnungen.

Die aus den Shopify-Bestellungen angelegten Billomat-Rechnungen werden mit Rechnungsnummer, Datum und Status angezeigt.

Die Liste an Bestellungen sieht dann folgendermaßen aus:

Wichtige Hinweise

Die App unterstützt verschiedene Währungen, berücksichtigt die Versandkosten und erkennt, ob es sich um Brutto- oder Netto-Rechnungen handelt.

Nicht unterstützt werden allerdings zur Zeit mehrere unterschiedliche Steuersätze. Hat eine Bestellung mehrere Steuersätze, kann die Rechnung evtl. nicht korrekt erstellt werden.