Gutschriften

Das Wichtigste über Gutschriften in Kürze.

Neben der allgemeinen Vorgehensweise, neue Dokumente zu erstellen, können Gutschriften auch aus Rechnungen erstellt werden. Gutschriften kannst du dir als das Gegenstück zu Rechnungen vorstellen.

Welchen Gutschriftstatus hat meine Gutschrift und was bedeutet er?

Eine Gutschrift hat immer einen bestimmten Status:

Status Erklärung
Entwurf Nur im Entwurfsstatus kann eine Gutschrift beliebig oft geändert werden. Um weitere Aktionen wie Versenden und Auszahlung buchen ausführen zu können, muss die Gutschrift abgeschlossen werden. Den Button Abschließen findest du im Menü auf der rechten Seite der Gutschriftdetailansicht.
Offen Eine abgeschlossene Gutschrift bekommt automatisch den Status offen.
Bezahlt Sofern bei der Buchung einer Zahlung (über den Button Zahlung buchen) die Option Gutschrift als bezahlt markieren gewählt ist, setzt die Zahlungsbuchung den Status der Gutschrift auf bezahlt.

Den Status deiner Gutschriften kannst du jederzeit in der Gutschriftenübersicht einsehen, die du über die Option Gutschriften in der linken Seitennavigation findest. 

Zahlungsausgänge statt Zahlungseingänge

Da bei einer Gutschrift nicht wie bei einer Rechnung eine Zahlung erwartet, sondern eine Auszahlung vorgenommen wird, schmälern Gutschriften den eigenen Umsatz.

Im Gegensatz zu Rechnungen werden also nicht Zahlungseingänge, sondern Zahlungsausgänge verbucht

Stornierte Rechnungen: Korrekturrechnung statt Gutschrift!

Bei stornierten Rechnungen war es früher buchhalterisch korrekt eine Gutschrift zu erstellen. Dem ist aber nicht mehr so.

Ist eine Rechnung fehlerhaft und muss korrigiert werden, geschieht dies nicht mehr über eine Gutschrift, sondern durch eine Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung. 

In der Vergangenheit konnte eine Gutschrift immer zwei verschiedene Funktionen besitzen:

  1. Die Funktion als umgekehrte Rechnung – nicht der Gegenüber stellt dir eine Rechnung aus, sondern du dem Gegenüber eine Gutschrift. Diese Funktion hat die Gutschrift auch heute noch.
  2. Die zweite Funktion der Gutschrift war die Korrektur von Rechnungen. Mit der Gutschrift konnte die Rechnung bzw. Teile davon durch eine Gutschrift über den vorangegangenen Betrag egalisiert werden. Dies ist so heutzutage nicht mehr möglich. 

Rechnungen mit Korrekturrechnung richtig korrigieren

Rechnungen müssen nun mit Korrekturrechnungen korrigiert werden. Hauptsächlicher Unterschied ist, neben der namentlichen Bezeichnung, dass du für die Korrekturrechnung negative Vorzeichen nutzen musst.

Eine Gutschrift hat eine fehlerhafte Rechnung mit einer positiven Summe ausgeglichen, eine Korrekturrechnung tut dies mit einer negativen Summe.

Beispiel: Eine 100 EUR Rechnung wird mit einer -100 EUR Korrekturrechnung neutralisiert. 

In Billomat kannst du dir ganz unkompliziert aus der Rechnung eine Korrekturrechnung erstellen. Eine genaue Anleitung findest du im Artikel Wie erstelle ich eine Korrekturrechnung?