Dokumente: Neue Vorlage erstellen und hochladen

Deine Vorlagen kannst du selbst erstellen, in Billomat hochladen und ganz einfach nutzen.

Mit Billomat ist es möglich, beliebige selbst Vorlagen zu erstellen und diese als Rechnungs- oder Angebotsvorlagen in Billomat hochzuladen und zu verwenden. Der Vorteil: maximale Gestaltungsfreiheit!

In diesem Beitrag:

Wie kann ich meine Vorlage in Billomat hochladen?

  • Navigiere zu Einstellungen > Dokumente > Vorlagen. 
  • Klicke auf den grünen Button Neue Vorlage hochladen.

vorlage-hochladen-min

  • In dem sich öffnenden Fenster kannst du deine Datei von deinem Computer auswählen und ggf. ein Hintergrundbild einstellen. 
  • Klicke dann auf Speichern und deine Vorlage ist fertig hochgeladen. 

Wie erstelle ich eine Vorlage, um sie in Billomat hochzuladen?

Platzhalter nutzen

Damit Vorlagen überhaupt ihren Zweck erfüllen können, gibt es die Möglichkeit, Platzhalter in deiner Vorlage zu benutzen. Platzhalter sind Textfelder, die bei der Erstellung des PDFs durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden.

Beispiel: Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date] und wird durch das Rechnungsdatum ersetzt.

Hier geht's zur Übersicht der verfügbaren Platzhalter

Blöcke für sich wiederholende Elemente verwenden

Mit Blöcken kannst du einen bestimmten Teil deiner Vorlage markieren, der dann je nach der Anzahl der Daten wiederholt wird.

Wie kann ich mit Blöcken Rechnungspositionen formatieren?

Soll jede Rechnungsposition in einer eigenen Zeile einer Tabelle erscheinen, muss nur eine eine Zeile dieser Tabelle in der Vorlage erstellt werden. Der Anfang und das Ende der Zeile werden dann mit Textmarkern gekennzeichnet.

Bei der Umwandlung der Vorlage in eine Rechnung wird dann diese markierte Zeile so oft wiederholt, wie es Rechnungspositionen gibt. Innerhalb der Zeile lassen sich dann natürlich die Platzhalter der Rechnungspositionen verwenden.

Wie sehen die Textmarker aus?

Die Textmarker-Namen, die einen Block markieren, folgen dabei immer einem bestimmtem Schema: {Markertyp}_{Blockname}

Beispiel für Rechnungspositionen:

  • Textmarker, der den Anfang eines Blocks markiert: blockStart_InvoiceItems.
  • Textmarker, der das Ende eines Blockes markiert: blockEnd_InvoiceItems.

Es stehen Blöcke für die Angebots- und Rechnungspositionen und für die Zusammenfassung der Steuern zur Verfügung. Die genauen Bezeichnungen sind bei der Übersicht der verfügbaren Platzhalter hinterlegt.

Word, OpenOffice & Co. nutzen

Momentan werden folgende Dateiformate unterstützt: DOC, DOCX und RTF. Diese können mit Microsoft Word oder einem beliebigem anderen Programm erstellt werden, welches die MERGEFIELDS und Textmarken von MS WORD unterstützt.

Hier geht's zur Anleitung Vorlagenerstellung mit Word

Werden die Vorlagen mit OpenOffice.org erstellt, muss als Dateiformat RTF gewählt werden.

Hier geht's zur Anleitung Vorlagenerstellung mit OpenOffice.org

Kopf- und Fußzeile einstellen

Kopf- und Fußzeilen, die du einstellst, werden auf jeder Seite dargestellt. Diese eignen sich vor allem für Logo Anschrift und sonstige Kontaktdaten. Auch Platzhalter sind dort erlaubt.

Bilder und Grafiken verwenden

In die Vorlage können folgende Bildformate eingefügt und verarbeitet werden: BMP, TIF, WMF, JPG, PNG und GIF. Bitte möglichst RGB-Grafiken verwenden (kein CMYK).

Wichtig: Bilder sollten im Dokument eingebettet werden. Das bedeutet, die Bilder dürfen nicht verknüpft werden, sondern müssen wirklich mit im Dokument gespeichert (eingebettet) werden.

Überlappende Objekte sind grundsätzlich nicht möglich. Das bedeutet z.B. dass Texte nicht über Bildern platziert werden können. Daraus folgt, dass die Verwendung von Hintergrundbildern leider nicht möglich ist. Ein Hintergrundbild kann jedoch wie im ersten Abschnitt beschrieben, beim Hochladen eingefügt werden.

Schriftarten/Fonts nutzen

Es können nur die Schriftarten verwendet werden, die auf dem Server installiert sind. Welche das sind, kannst du in dieser Übersicht aller Schriftarten (PDF-Datei) nachschlagen.

Automatische Seitennummerierung nutzen

Einfach die Standard-Felder von Word/OpenOffice.org für die Seitennummerierung benutzen.

Bedingungen mit dem IF-Feld angeben

Es können in Word auch Texte in Abhängigkeit von Platzhalter-Werten ausgegeben werden. Dafür kann das IF-Feld benutzt werden. In Word findest du es zum Beispiel unter Einfügen > Text > Schnellbausteine in der Liste der Feldnamen unter der Option If.

Beispiel:
{ IF [Invoice.payment_types] = "Überweisung" "Bitte überweisen" "Nicht überweisen"}

Erklärung:

  • Wenn die Zahlart der Rechnung (Hier angesprochen über [Invoice.payment_types])
  • "Überweisung" ist,
  • dann gebe den Text "Bitte überweisen" aus,
  • ansonsten gebe "Nicht überweisen" aus.

Hinweis:
Platzhalter können nur in der Bedingung (direkt nach dem IF) enthalten sein, nicht in den ausgegebenen Werten. Dort werden nur Texte akzeptiert.

Mustervorlagen