Wie funktioniert der Dokumenten-Export?

Mit Billomat hast Du die Möglichkeit, Dokumente und Daten herunterzuladen oder zu exportieren.

Wie kann ich Dokumente exportieren?


Eine Cloud bietet den bequemen Vorteil, dass alle Daten online gespeichert sind. Wenn man jedoch trotzdem die Daten auch mal offline zur Verfügung haben möchte, bietet Billomat die Möglichkeit, Dokumente und andere Daten herunterzuladen oder zu exportieren.

Die Exportfunktion findest Du unter dem Reiter Berichte / Exporte

Klicke hier einfach auf Exporte und den von Dir gewünschten Dokumententyp, den Du lokal speichern möchtest. Abschließend wählst Du aus der aufgeführten Liste nur noch, in welchem Dateiformat Du das Dokument exportieren möchtest.



Welche Daten stehen für einen Export zur Verfügung?

Generell sind folgen Datentypen für einen Export verfügbar:

  • Rechnungen
  • Abo-Rechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Gutschriften
  • Auftragsbestätigungen

  • Lieferscheine
  • Briefe
  • Stammdaten:
    • Artikel
    • Kunden
    • Lieferanten
  • Komplett-Backup

 

In welchen Formaten kann ich exportieren?

Für jeden Dokumententyp gibt es diese Formate, die Du für den Export wählen kannst:

  • CSV-Datei
  • ZIP-Archiv
  • PDF-Dokument
  • XML-Datei
  • JSON-Datei
  • SEPA-XML


CSV ist das Format für alle Excel-Freunde. Der Import zu Excel ist damit ein Leichtes, somit auch die gewohnte Speicherung und Weiterverarbeitung innerhalb von Excel. 

Das ZIP-Archiv enthält alle Dokumente als PDF einzeln in einem ZIP-komprimierten Ordner.

Beim Export über das PDF-Format werden dir deine Dokumente als ein einzelnes mehrseitiges PDF exportiert.

XML und JSON sind Textformate, welche sich eher für den Austausch zwischen Computersystemen eigenen. Wer also keine Programmierängste hat, könnte hier richtig sein!

Bei Rechnungen gibt es darüber hinaus noch die Option, einen SEPA-Lastschriftexport durchzuführen. Dort können alle Lastschriften exportiert werden, die Du dann direkt der Bank zur Weiterverarbeitung geben kannst. So sparst Du Dir die lästigen Wege und Wartezeiten bei der Bank. Mehr Infos findest Du hier!

Für Abo-Rechnungen bieten wir noch das iCalendar-Format zum Export an. Dieses kann in den Outlookkalender importiert werden, wo dann Deine fälligen Abo-Rechnungen angezeigt werden.

 

Wie kann ich Dokumente eines einzelnen Kunden exportieren?

Möchtest du etwa Rechnungen eines einzelnen Kunden aufrufen und diese exportieren, hast Du mehrere Möglichkeiten.

1. Export über die Filterfunktion:

Navigiere hierzu zur Übersicht Deiner Rechnungen unter dem Menüpunkt Rechnungen. In der Filterleiste im oberen Bereich aktivierst Du den Filter "Kunde", gibst anschließend im Suchfeld den Namen oder die Kundennummer des gewünschten Kunden ein und bestätigst die Auswahl mit Klick auf den jeweiligen Treffer. 

Im Anschluss daran, hakst Du die Checkbox zu Beginn der jeweiligen Zeile oder in der Kopfzeile an und klickst den Export- oder Download-Button, den Du ebenfalls in der Kopfzeile findest.

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2. Export über die verknüpften Dokumente

Alternativ rufst Du den gewünschten Kunden unter Stammdaten > Kunden auf und scrollst ein Stück nach unten, bis Du auf der rechten Seite eine Box "verknüpfte Dokumente" findest. 
Hier wird Dir die Anzahl der zu diesem Kunden zugeordneten Dokumente angezeigt. 


Nachdem Du auf Rechnungen klickst, werden Dir diese bereits gefiltert angezeigt und Du kannst diese, wie weiter oben beschrieben, exportieren. 

Beachte: Du kannst immer nur einen Dokumententyp gleichzeitig exportieren. 
Möchtest Du etwa Rechnungen und Angebote exportieren, musst Du Dir diese jeweils einzeln und hintereinander ziehen. 

 

Weitere Exporte

Export von Zahlungen

Hier kannst Du Dir etwa in Excel anzeigen lassen, wann welcher Kunde welche Rechnung bezahlt hat. Auch Zahlarten und Währungen sind hier einsehbar.

Export von Positionen

Billomat bietet Dir zudem die Möglichkeit, die Positionen von Dokumenten zu exportieren. Dieser Export enthält alle möglichen Informationen zu den Positionen, etwa auf welchen Rechnungen sie auftauchen, an welchen Kunden sie verkauft wurden und mit welchem Steuersatz sie verrechnet wurden.

Export von Artikeln, Lieferanten und Kunden

Du kannst Artikel, Lieferanten und Kunden mit allen hinterlegten Daten herunterladen.

Klicke dazu einfach im Optionsmenü - Punkt 3 in der oben gezeigten Abbildung - auf die gewünschte Kategorie. Lieferanten und Kunden können auch als vCard heruntergeladen und dann etwa in Outlook importiert werden.

Wer seine Daten nicht nur gerne in der Cloud, sondern auch auf dem eigenen Computer haben möchte, kann ein Komplett-Backup erstellen. Dieses Backup kommt als ZIP-Archiv mit allen Daten, die bei Billomat hinterlegt sind.

Export der Buchhaltung

Bei dieser Exportfunktion kannst Du, wenn Du vorher unter

Einstellungen > Einstellungen > Buchhaltung

die nötigen Vorkehrungen getroffen hast, deine Stamm- und Bewegungsdaten im DATEV- oder Agendaformat exportieren. Dies sind die beiden gängigsten Formate, mit denen Steuerberater arbeiten. Mehr Infos findest Du hier.

Schon gewusst?

Du kannst Deinem Steuerberater einen Mitarbeiterzugang geben. Lege dazu einfach unter

Einstellungen > Administration > Mitarbeiter

einen entsprechenden Mitarbeiter an und teile es Deinem Steuerberater mit. Dieser kann dann die Buchhaltungseinstellungen vornehmen und sich bei Bedarf die relevanten Daten selber herunterladen und weiterverarbeiten. Der Zugang wird nicht von Deinem verfügbaren Kontingent abgezogen.

Beachte hierbei: Der Steuerberaterzugang ist erst ab dem Tarif Business kostenfrei.