Nicht für jedes Geschäft brauchst du einen zusätzlichen Billomat-Account.
Kann ich einen Account für mehrere Firmen nutzen?
Es mag vorkommen, dass es nicht bei einer Geschäftsidee bleibt, sondern zwei oder sogar mehrere entstehen. Benötigt man dann für jedes Geschäft einen zusätzlichen Billomat-Account? Nicht zwingend. Bei der Entscheidung kommt es hauptsächlich darauf an, wie sauber die beiden Geschäfte voneinander getrennt werden sollen.
Ein Billomat-Account, mehrere Firmen - ist das eine gute Idee?
Grundsätzlich ist es möglich, einen Billomat-Account für zwei oder mehrere Firmen zu nutzen. Dies ist aber nicht unbedingt unsere Empfehlung, da es deutlich aufwändiger wird, deinen Account zu verwalten:
- Verwende pro Geschäftszweig für jeden Dokumententyp eine entsprechende Vorlage, durch welche sich der jeweilige Zweig eindeutig identifizieren lässt.
- Wähle dann, je nach Geschäftszweig und dementsprechend Rechnungssteller, die entsprechende Vorlage aus, sodass der Geschäftsvorfall auch der richtigen Firma zugeordnet wird.
Aber Vorsicht: Firmendaten werden dabei unsauber voneinander getrennt. Am gravierendsten kann das bei den Rechnungsnummern ausfallen, die dann nicht mehr pro Firma fortlaufend sind.
Da in Billomat deine Dokumentnummern automatsich hochgezählt werden, müsstest du diese vor dem Abschließen eines Dokuments manuell auf die für den jeweiligen Geschäftszweig aktuellste Nummer anpassen.
Ein Beispiel:
Firma A stellt die ersten drei Rechnungen RE01, RE02 und RE03. Wenn dann Firma B eine Rechnung schreibt, bekommt diese die nächst höhere Rechnungsnummer, nämlich RE04. Ergo fehlen dann die ersten drei Rechnungsnummern der Firma B.
Auch werden Kunden, Artikel und Umsatzdaten nicht von einander getrennt. Zwar lassen sich Kunden und Artikel per Präfix von einander trennen, jedoch muss das manuell geschehen. Umsatzstatistiken fließen derweil fast gänzlich ineinander.
Mehrere Billomataccounts für mehrere Firmen
Die sauberste Lösung ist die Nutzung von zwei Accounts. Dabei werden alle Daten, die zuvor angesprochen wurden, geordnet auseinander gehalten.
Vorteile bei der Nutzung mehrerer Accounts:
- keine Lücken in den Rechnungsnummern
- Kunden werden pro Geschäftsidee gespeichert
- keine überflüssigen Artikel
- nutzbare Umsatzstatistiken
Der Clou: Wenn du in zwei oder mehreren Accounts unter der gleichen E-Mail-Adresse als Nutzer angelegt bist, kannst du mit wenigen Klicks zwischen den beiden Konten wechseln, ohne dich jedes mal ab- und anmelden zu müssen.