Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften eingeführt. In diesem Artikel erklären wir dir, was die Mindestanforderungen sind.
- Mindestanforderung – Der Empfang einer E-Rechnung ab 01.01.2025
- Für wen gelten die neuen Regelungen?
- Was wird sich ändern?
- Welche Formate sind zu unterscheiden?
- Zeitlicher Ablauf und Übergangsregelungen
Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften eingeführt.
1. Mindestanforderung – Der Empfang einer E-Rechnung ab 01.01.2025
Das Wichtigste vorweg. Es besteht kein Grund zur Hektik, da der Gesetzgeber verschiedene Übergangsregelungen und -fristen im Sinne der Unternehmen festgelegt hat.
Unternehmer müssen im ersten Schritt ab dem 01.01.2025 bereit
sein, Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen.
Als Rechnungsempfänger hast du künftig keinen Rechtsanspruch mehr auf die Zusendung einer Rechnung z.B. als PDF oder in Papierform, wenn dein Lieferant zum Beispiel ab diesem Zeitpunkt Rechnungen nach der neuen Norm ausstellt.
2. Für wen gelten die neuen Regelungen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft
- nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird und
- spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen.
- Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
- Du brauchst keine elektronischen Rechnungen zu stellen, wenn deine Kunden Endverbraucher (B2C) sind.
3. Was wird sich ändern?
Zunächst muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen:
Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen
- elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und
- sonstigen Rechnungen unterschieden.
Die elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Die sonstige Rechnung
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF, JPG) übermittelt werden.
Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
4. Welche Formate sind zu unterscheiden?
Im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gibt es verschiedene Fachbegriffe, die sich auf die digitale Abwicklung von Rechnungen beziehen. Im Folgenden erläutern wir einige der wichtigsten Begriffe und Formate.
a) E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Sie ist digital und enthält strukturierte Daten, die automatisch von Software-Systemen gelesen und verarbeitet werden können. Eine E-Rechnung ersetzt die klassische Papierrechnung und steigert die Effizienz, senkt Kosten und spart Papier.
b) XRechnung
Die XRechnung ist ein spezielles Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das den europäischen Standards entspricht.
Es wird besonders von öffentlichen Verwaltungen in Deutschland genutzt.
Die XRechnung enthält strukturierte Daten, die automatisiert verarbeitet werden können, und ist speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden entwickelt worden.
c) ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein weiteres Format für elektronische Rechnungen in Deutschland.
Es kombiniert eine strukturierte XML-Datei, die maschinenlesbar ist, mit einem PDF-Dokument.
So kann eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl von Menschen als auch von einer Software gelesen werden. Es ist vielseitig einsetzbar und wird vorzugsweise im B2B-Bereich eingesetzt
Zusammenfassung
- E-Rechnung: Allgemeiner Begriff für Rechnungen im elektronischen Format.
- XRechnung: Spezielles E-Rechnungsformat für den Austausch mit öffentlichen Behörden in Deutschland.
- ZUGFeRD: Flexibles E-Rechnungsformat, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist und im B2B-Bereich genutzt werden kann.
5. Zeitlicher Ablauf und Übergangsregelungen
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.
Es gibt jedoch Übergangsregelungen bei der Rechnungsstellung, weil die Umstellung auf verpflichtende E‑Rechnungen nach dem Gesetzesbeschluss nicht von heute auf morgen geht.
- Übergangsregelungen bis Ende 2026
B2B-Umsätze von 2025 und 2026 dürfen noch Rechnungen in Papierform übermittelt werden.
Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind zulässig, benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.
- Übergangsregelungen bis Ende 2027
Für B2B-Umsätze von 2027 gelten dieselben Regelungen wie bis Ende 2026. Die Voraussetzung ist, dass der Rechnungsaussteller einen Umsatz im Vorjahr von maximal 800.000 Euro hat. Überschreitest du diese Umsatzgrenze (also für 2026), musst du E‑Rechnungen erstellen.
Darüber hinaus gilt eine gesonderte Übergangsregelung für Unternehmer, die Rechnungen im EDI-Verfahren versenden.
- Ab 2028
Einhaltung der neuen Anforderungen an E‑Rechnungen obligatorisch, einschließlich Unterstützung für geplante Meldesysteme und EU-ViDA-Maßnahmen.